CIRCULAR 17-0000019 de 2017

Fecha: Bogotá D.C., 31 de marzo de 2017 Para: Todo el personal Asunto: Responsabilidad de funcionarios y contratistas en la tenencia y cuidado de los elementos y bienes del Ministerio de Justicia y del Derecho La Secretaría General - Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable, con el fin de garantizar la protección, manejo y control de bienes al servicio de funcionarios y contratistas, informa a todo el personal del Ministerio de Justicia y del Derecho que deben cumplirse las siguientes indicaciones sobre la responsabilidad en la tenencia de bienes devolutivos de propiedad del Ministerio.

Los funcionarios y contratistas del Ministerio de Justicia y del Derecho, serán responsables de los bienes que tengan a su cargo; Articulo 34 numerales 21 y 22 de la ley 734 de 2002 (Código Disciplinario Único)

Los funcionarios del Ministerio que se encuentren en comisión, serán responsables de los bienes que tengan en servicio.

Los contratistas del Ministerio de Justicia y del Derecho, serán responsables de-acuerdo con su obligación contractual, de responder por la conservación, el uso adecuado, deterioro o pérdida de los bienes que le sean asignados por la entidad para la ejecución de su contrato.

Los bienes usados por contratistas que laboran en el Ministerio, pero que han sido contratados por otras entidades, estarán bajo la responsabilidad del Director, Jefe de Oficina o Coordinador de Grupo en donde se encuentren prestando sus servicios.

Los bienes que son utilizados por los pasantes, serán responsabilidad del J Director, Jefe de Oficina o Coordinador de Grupo en donde se encuentren prestando sus servicios.

En caso de reubicación de personal en otra dependencia del Ministerio, no se permite el traslado de elementos por parte del funcionario que los tiene en servicio. Sólo se autoriza el traslado de elementos devolutivos con el visto bueno del Jefe de la dependencia de donde se van a retirar los bienes y previa coordinación con el Grupo de Gestión Administrativa Financiera y Contable- Almacén General e Inventarios.

En caso de ser autorizado el traslado de equipos de cómputo, éste deberá ser coordinado con la Subdirección de Sistemas para efectos del cambio de responsable, debe diligenciarse el formato de traspaso de inventario, e informar dentro de los 5 dias siguientes la novedad al Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable - Almacén General e Inventarios.

No se permite el traslado de elementos entre oficinas o entre responsables, sin el previo conocimiento y aval del Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable - Almacén General e Inventarios.

Para el retiro de equipos portátiles de las instalaciones de la Entidad (computadores, video beam, impresoras, entre otros), se deberá previamente formalizar la solicitud por parte del responsable del bien, ante el Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable - Almacén General e Inventarios, indicando el nombre y número de cédula de la persona que se encuentra autorizada para su retiro, así como el día en que se reintegrarán los equipos a la entidad.

Los contratistas y funcionarios deben diligenciar el formato de "Certificación de entrega de elementos devolutivos" al momento de la terminación del plazo de ejecución del contrato o al momento del retiro del cargo según corresponda. Esta certificación es requisito obligatorio para el trámite de la última cuenta de cobro o liquidación final del funcionario que se retira del Ministerio de Justicia y del Derecho.

En el evento de presentarse pérdida de bienes devolutivos, el responsable del bien reportará el hecho mediante informe suscrito al Grupo de Gestión Administrativa Financiera y Contable, adjuntando la respectiva denuncia ante autoridad competente por pérdida o hurto a fin de realizar las gestiones pertinentes ante la aseguradora para la reposición del elemento; de igual manera se adelantarán las investigaciones que correspondan al interior del Ministerio. Es importante recordar que cualquier menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido de los bienes que los funcionarios o contratistas tengan registrados en su inventario, podrá acarrear investigaciones disciplinarias, fiscales y/o penales, dependiendo de las diferentes situaciones. Con el propósito de mejorar la administración de bienes en el Ministerio, se solicita a los Directores, Coordinadores y Jefes de Oficina asignar a una persona de cada dependencia, como funcionario enlace con el Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable para el tema de inventarios y comunicar dicha asignación mediante correo electrónico dirigido a francisco.diaz@minjusticia.gov.co Agradezco la colaboración en la aplicación de cada una de las directrices e instrucciones impartidas, las cuales facilitarán el control de los bienes públicos asignados y minimizarán los riesgos sobre la administración de activos que forman parte de los inventarios del Ministerio.

Cordialmente ÁLVARO GÓMEZ TRUJILLO Secretario General