CIRCULAR CIRCULAR No CIR15-0000035-SGH-4005 de 2015

CIRCULAR No CIR15-0000035-SGH-4005 Fecha: Bogotá D.C., lunes, 27 de julio de 2015 Para: Despacho Ministro, Viceministros, Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesora, Jefes de Oficina, Coordinadores y Funcionarios. Asunto: Directrices para el trámite de incapacidades, licencias de maternidad y paternidad Con el propósito de efectuar oportunamente el trámite de reconocimiento de incapacidades (de origen común o profesional) y licencias de maternidad y paternidad, en virtud de lo establecido en el artículo 121 del Decreto Ley 019 de 2012 y a su vez, garantizar la privacidad y reserva legal de las historias clínicas de los servidores del Ministerio de Justicia y del Derecho, la Secretaria General – Grupo de Gestión Humana se permite impartí las siguientes directrices:

Incapacidades por enfermedad de origen común, de origen profesional o accidente de trabajo:

Con el propósito de justificar y llevar control de la ausencia de los funcionarios del Ministerio, es obligación de estos poner en conocimiento del Jefe inmediato de la respectiva dependencia, las incapacidades por enfermedad general y profesional o de accidente de trabajo, así como remitir copia de las mismas, dentro de los tres (3) días siguientes a su inicio. Entalsentido,losjefesdecadadependenciareportaráninmediatamenteeleventoyremitiránladocumentaciónalGrupodeGestiónHumana,aefectosdellevarelcontroldeausentismos.

El funcionario deberá realizar el trámite de transcripción de aquellas incapacidades médicas iguales o superiores a tres (3) días, ante la respectiva E.P.S. y entregar los soportes al Jefe directo de la dependencia por escrito y en original, quien a su vez remitirá dichos soportes al Grupo de Gestión Humana, a efectos de iniciar las gestiones para el recobro de la incapacidad.

Las incapacidades de dos (2) días o menos, se recibirán, por intermedio de la correspondiente dependencia, en el Grupo de Gestión Humana a efectos de llevar el control de las incapacidades y ausentismo de los servidores.

El Grupo de Gestión Humana realizará el trámite de recobro únicamente a las incapacidades de tres (3) días en adelante, que hubiesen sido emitidas mediante certificado original o transcrito por la Empresa Promotora de Salud - E.P.S. a la cual se encuentra afiliado el funcionario, razón por la cual, no serán admisibles incapacidades expedidas por médicos particulares, medicina pre pagada, alternativa o domiciliaria mientras estas no cuenten con la transcripción de la respectiva E.P.S.

Los funcionarios que presenten incapacidades que no cumplan con los criterios antes señalados, deberán acudir previamente ante su respectiva E.P.S., para obtener la transcripción de las mismas.

Una vez recibida la transcripción de la incapacidad expedida por la E.P.S., el Grupo de Gestión Humana adelantará los trámites administrativos de recobro ante esta, de conformidad con lo establecido en el artículo 24 del Decreto 4023 de 2011 y los lineamientos operativos de la respectiva E.P.S. o la A.R.L, según corresponda.

En caso de encontrarse el funcionario disfrutando del período de vacaciones y que en dicho término se genere alguna incapacidad médica por enfermedad o accidente, es deber de este informar al Jefe inmediato de la respectiva dependencia, dentro de los tres (3) días siguientes a la ocurrencia del hecho y allegar copia de la incapacidad.

A su turno, el Jefe de la dependencia informará y entregará la documentación al Grupo de Gestión Humana, a efectos de proceder a registrar tanto la incapacidad, como a expedir el respectivo acto administrativo de interrupción de vacaciones y establecer los días que se corren en el disfrute de las mismas.

La Secretaría General y el Grupo de Gestión Humana informan que a partir de la fecha de la expedición de la presente Circular, no se realizarán los trámites de transcripción de las incapacidades, licencias de maternidad o de paternidad, las cuales son de responsabilidad directa del funcionario. Por lo tanto, la Entidad no exigirá, en ningún caso, copias u originales de la historia clínica de los funcionarios del Ministerio, teniendo en cuenta la naturaleza privada y de reserva legal de dicho documento.

B.Licencia de maternidad:

La funcionaria que se encuentre en estado de embarazo deberá poner en conocimiento del Jefe inmediato de la respectiva dependencia dicha situación, adjuntando el certificado médico que pruebe su estado de gravidez, conforme lo establece el artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo; el Jefe inmediato remitirá dicha documentación al Grupo de Gestión Humana.

A efectos de justificar y llevar el control de la ausencia de las servidoras, la funcionaria deberá remitir al Jefe directo de la correspondiente dependencia, copia del certificado de incapacidad, dentro de los tres (3) días siguientes al inicio de la licencia por maternidad.

La funcionaria deberá tramitar ante la respectiva E.P.S. la transcripción de la licencia de maternidad y allegarla al Jefe inmediato, quienes están en la obligación de informar tal evento y remitir la documentación de la licencia de maternidad al Grupo de Gestión Humana, a efectos de llevar el control correspondiente, expedir el acto administrativo de licencia y realizar el trámite de recobro.

El Grupo de Gestión Humana no ex1gira, en ningún caso, copias u originales de la historia clínica de las funcionarias en estado de embarazo o de certificación de NACIDO VIVO del menor, con el fin de adelantar los trámites de recobro de las licencias de maternidad.

C.Licencia de paternidad:

Para el disfrute de la licencia de paternidad el funcionario deberá remitir al jefe directo comunicación escrita de solicitud en la cual se señale los días hábiles de inicio de la misma, adjuntando copia del Registro Civil de Nacimiento del hijo.

Ahora bien, a efectos de asegurar el recobro de las licencias de paternidad, el funcionario deberá tramitar la transcripción de la licencia de paternidad ante la respectiva E.P.S., dentro de los diez (10) días siguientes al nacimiento del menor y remitir la transcripción de la misma al jefe directo.

El respectivo Jefe directo está en la obligación de remitir inmediatamente la documentación al Grupo de Gestión Humana, con la finalidad de llevar a cabo las gestiones necesarias para el recobro de la licencia de paternidad ante la E.P.S.

El Grupo de Gestión Humana proyectará el acto administrativo por el cual se ordene el disfrute de la licencia de paternidad y de igual manera, adelantará el trámite de recobro ante la E.P.S., una vez se reciba la documentación antes señalada.

El Grupo de Gestión Humana no ex1gira, en ningún caso, copias u originales de la historia clínica o de certificación de NACIDO VIVO del menor, con el fin de adelantar los trámites de recobro de las licencias de paternidad.

Las anteriores directrices son de obligatorio cumplimiento y a su vez, permitirán efectuar adecuada y oportunamente el recobro de las incapacidades de los funcionarios del Ministerio.

Atentamente ALVARO GÓMEZ TRUJILLO Secretario General