CIRCULAR EXTERNA 05 de 2018

CIRCULAR No CIR18-0000005-DMA-2100 Fecha Bogotá D.C., martes, 30 de enero de 2018 DE: ENRIQUE GIL BOTERO, Ministro de Justicia y del Derecho. JOHANA GISSELLE VEGA ARENAS, Directora de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho.

PARA: Representante legales de entidades promotoras de Centros de Conciliación. Representantes de las entidades avaladas. Directores de los centros de conciliación de los consultorios jurídicos de las universidades. Directores de los centros de conciliación, arbitraje y amigable composición autorizados por el Ministerio de Justicia y del Derecho. Notarios. Servidores públicos habilitados para conciliar.

ASUNTO: Control, inspección y vigilancia a la obligación de registro de información en el SICAAC por parte de los centros de conciliación, arbitraje y amigable composición.

Apreciados señores:

El Ministerio de Justicia y del Derecho, a través de la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos, evidencia que en el año 2017 posiblemente se incurrió en el incumplimiento del deber legal de actualizar los procesos de registro de la información en el SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA CONCILIACIÓN, EL ARBITRAJE Y LA AMIGABLE COMPOSICIÓN -SICAAC.

Teniendo en cuenta que en varias oportunidades se han requerido las entidades que no reportaron la información al SICCAC y que mediante circular No CIR17-0000045-DMA- 2100 del 22 de agosto de 2017, se les indicó la obligatoriedad del registro de la información en el mencionado sistema, se les informa que se adoptarán las medidas correspondientes por el incumplimiento de este deber legal.

Lo anterior, teniendo en cuenta, que el Decreto 1069 de 2015 en su artículo 2.1.2.1, indica:

" (...) Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición (SICAAC): Herramienta tecnológica administrada por el Ministerio de Justicia y del Derecho, en la que los Centros v las Entidades Avaladas. los servidores públicos habilitados por ley para conciliar y los notarios deberán registrar la información relacionada con el desarrollo de sus actividades en virtud de lo dispuesto en el Capítulo 2 del Título 4 de la Parte 2 del Libro 2 del presente decreto". (Subraya fuera del texto)

Así mismo en el artículo 2.2.4.2.7.1. indica:

" (...) los conciliadores. notarios y servidores públicos habilitados por ley para conciliar. deberán registrar en el SICAAC. las actas y constancias derivadas de los trámites conciliatorios desarrollados ante e llos. "(Subraya fuera del texto)

Por otra parte, el artículo 2.2.4.2.7.6. establece:

"(...) Los Centros y las Entidades Avaladas. deberán registrar en el SICAA

C. los datos

relacionados con los conciliadores. árbitros. secretarios de tribunal arbitral. amigables componedores. estudiantes capacitados y con los trámites que se adelanten ante el Centro".

La información deberá ser registrada a más tardar dentro de los cinco (5) días siguientes a aquel en que el Centro asume conocimiento del caso o a la generación de la respectiva documentación, según sea el caso. "(Subraya fuera del texto)

De acuerdo a lo anterior, el Artículo 2.2.4.2.9.7. del Decreto 1069 de 2015 establece que procederá la revocatoria de la autorización de funcionamiento cuando:

(...)
4. de acuerdo con la información registrada en el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición, el Centro no ha atendido trámites durante el año inmediatamente anterior, y la entidad avalada para impartir formación en Conciliación extrajudicial en derecho no ha ofrecido programas de capacitación durante los últimos dos (2) años. (...)

Por lo anterior, en cumplimiento de las labores de CONTROL, INSPECCIÓN, Y VIGILANCIA que se ejercen sobre los Centros de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición y entidades avaladas para formar conciliadores en derecho y en insolvencia de la persona natural no comerciante del país, establecido en el artículo 18 de la Ley 640 de 2001, en concordancia con el artículo 2.2.4.2.9.1 y siguientes del Decreto 1069 de 2015, se permite recordarles la obligación legal de actualizar los procesos de registro de la información con sus correspondientes soportes, (actas, laudos arbitrales, constancias, acuerdos, retiros de solicitud, faltas de competencia, resoluciones y demás documentos requeridos), en el SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA CONCILIACIÓN, EL ARBITRAJE Y LA AMIGABLE COMPOSICIÓN -SICAAC, toda vez que al finalizar el me·s de febrero del año 2018, se procederá a realizar la inspección en el sistema sobre elcumplimiento de la obligación y se iniciarán los trámites de los procesos de revocatoria de autorización de funcionamiento a los centros que no hayan reportado sus casos durante el año inmediatamente anterior, y no hayan impartido formación en Conciliación extrajudicial en derecho durante los últimos dos (2) años, de acuerdo a los reportes que nos arroje el SICAAC.

En el caso de los servidores públicos habilitados para conciliar, se oficiará a la Procuraduría General de la Nación de acuerdo al artículo 3 de la Ley 734 de 2002, en el caso de evidenciarse el incumplimiento de un deber legal como lo es el registro de la información en el SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA CONCILIACIÓN, EL ARBITRAJE Y LA AMIGABLE COMPOSICIÓN -SICAAC-, de conformidad con el articulo 34 numeral 1 de la Ley 734 de 2002, para que se inicien los trámites correspondientes por parte de las Oficinas de Control Interno Disciplinario.

Lo anterior, con la finalidad de dar cumplimiento a lo señalado en los artículos 2.2.4.2.7.1, 2.2.4.2.7.6, 2.2.4.2.7.7 y 2.2.4.2.8.7 del Decreto 1069 de 2015; el artículo 8 de la Resolución 018 de 2016 y la Circular 39 de 2016.

Finalmente, en caso de requerir la creación del usuario y contraseña para acceder al SICAAC, se solicita a cada responsable enviar la solicitud al correo sicaac@min justicia.gov.co. con el fin que puedan reportar la información.

Cordialmente ENRIQUE GIL BOTERO Ministro de Justicia y del Derecho JOHANA GISSELLE VEGA ARENAS Directora de Métodos Alternativos y Solución de Conflictos