CARTA CIRCULAR 07 de 2013

De la interpretación armónica e integral del Decreto 4085 de 2011, el artículo 3 del Decreto 1365 de 2013 y lo dispuesto en el artículo 612 de la Ley 1564 de 2012, se desprende la orientación dada par esta Agencia frente al alcance de las artículos citados y la gestión de los documentos a que se hace alusión.

En consecuencia, se considera necesario dar a conocer las siguientes enunciados que permiten una gestión eficiente y oportuna par parte de la Agencia en el cumplimiento de las objetivos misionales, así como ofrecer las garantías procesales que se requieren frente a la recepción y gestión de las documentos del proceso.

1. Los incisos 6 y 7 del artículo 612 de la Ley 1564 de 2012, disponen lo siguiente: "En los procesos que se tramiten ante cualquier jurisdicción en donde sea demandada una entidad pública, deberá notificarse también a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en las mismos términos y para los mismos efectos previstos en este artículo. En este evento se aplicara también lo dispuesto en el inciso anterior.

La notificación de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado se hará en los términos establecidos y con la remisión de los documentos a que se refiere este artículo para la parte demandada".

En concordancia con lo anterior, el artículo 3 del Decreto 1365 de 2013 estableció lo siguiente: "La notificación a que se refiere el inciso 6 del artículo 612 de la Ley 1564 de 2012 de autos admisorios de demanda y de mandamientos de pago, únicamente será procedente cuando se trate de procesos donde se encuentren involucrados intereses litigiosos de la Nación, en los términos previstos en el párrafo del artículo 2 del Decreto Ley 4085 de 2011 y el presente Decreto"

Teniendo en cuenta las citadas disposiciones, la Agencia considera oportuno hacer las siguientes precisiones:

La notificación a que se hace refrenda. “cumple la finalidad de una comunicación, mediante la cual la Agencia conoce de las demandas contra entidades públicas y registra la información en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado, para determinar en que proceso debe intervenir con base en los criterios establecidos, cuando lo considere pertinente o lo disponga el Consejo Directivo de la Entidad.

Los procesos en donde sea demandada una entidad pública y que se encuentren involucrados intereses litigiosos de la Nación, deben ser notificados a la Agencia en los términos arriba señalados, adjuntando copia de la demanda y sus anexos, y de los autos admisorios de la demanda y de mandamiento de pago. Los llamados a cumplir con este mandato legal, son los jueces y magistrados de los Juzgados, Tribunales y Altas Cortes, y no los apoderados del Estado o de la parte demandante contra la entidad pública.

Para incorporar la información pertinente al Sistema Unicode Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado es necesario que se alleguen únicamente los documentos enunciados, por lo tanto, la Agencia revisara que la notificación los contenga.

2. El inciso 1 del artículo 612 del Ley 1564 de 2012, frente a la utilización de buzones electrónicos dispone que la notificación se puede realizar "... mediante mensaje dirigido al buzón electrónico para notificaciones judiciales a que se refiere el artículo 197 de este código 1 ”.

Al respecto el parágrafo del artículo 3 del Decreto 1365 de 2013 establece que "Para efectos de las notificaciones personales que se deban realizar a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, se entenderá que el correo electrónico cumple las mismos propósitos que el servicio postal autorizado para enviar copia de la demanda, de sus anexos y del auto admisorio en las términos del artículo 197 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. En estos casos, no será necesaria la remisión física de los mencionados documentos."

Para facilitar este mecanismo de notificación, la Agencia ha implementado diferentes buzones electrónicos que contienen formularios, uno de los cuales esta destinado a recibir la información relacionada con procesos judiciales en los que es parte alguna entidad del orden nacional. Es importante señalar que este buzón es de uso exclusivo de los despachos judiciales. Al finalizar el envío de la información, el Sistema de Gestión Documental ORFEO arroja un archivo en formato PDF que contiene los datos de la información ingresada, con un numero de radicado que confirma el recibo del formulario diligenciado.

Adicionalmente, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en virtud de los lineamientos de la política "cero papel” en la Administración Publica plasmados en la Directiva Presidencial número 04 del 3 de abril de 2012, invita al Sector Jurisdiccional a hacer uso de los medias electrónicos, para mitigar el impacto ecológico a favor del medio ambiente, buscando además incrementar la eficiencia administrativa y economía procesal a favor de los sujetos procesales, automatizando las procedimientos y servicios que en esta entidad se presentan. Lo anterior sin menoscabar el cabal cumplimiento de los requerimientos legales del artículo 612 del Código General del Proceso.

3. Al hacer la notificación en medio físico, la Agencia estampa un sello (sticker) como recibo de los documentos, con lo que se considera que se cumple la presunción que establece el inciso 4 del artículo 612 de la Ley 1564 de 2012, que reza "Se presumirá que el destinatario ha recibido la notificación cuando el iniciador recepcione acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje. El secretario hara constar este hecho en el expediente".

En consecuencia, si el Juzgado, Tribunal o Altas Cortes remiten en medio físico la demanda y el auto admisorio de la demanda, el mencionado sello (sticker) se constituye en la prueba de la recepción del documento que ofrece las garantías procesales del caso. Dicho sello contiene un número consecutivo de identificación que se asigna a los documentos recibidos, con el cual se incorpora la información al Sistema de Gestión Documental ORFEO, y el cual permite tener trazabilidad sobre el trámite del documento.

4. Los apoderados de las entidades del Estado, los apoderados de los demandantes contra entidades públicas, o los particulares con algún interés en los procesos que se surtan en contra de entidades públicas, no tienen el mandato legal de notificar a la Agencia ni de allegar la Demanda y el Auto Admisorio de la misma a esta Entidad, razón por la cual, no se les recibirá dichos documentos en medio físico en la sección de correspondencia de la Agencia.

De considerarlo estrictamente necesario para garantizar su intervención procesal en los respectivos procesos, podrá hacer la comunicación respectiva al buzón electrónico agencia@defensajuridica.gov.co informando el motivo de su solicitud.

5. Por otra parte, en materia arbitral la Ley 1563 de 2012 señaló en el inciso 3 del artículo 12 que "Tratándose de procesos en las que es demandada una entidad pública, el centro de arbitraje correspondiente deberá remitir comunicación a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, informando de la presentación de la demanda. La remisión de la comunicación a que se refiere este inciso es requisito indispensable para la continuación de/ proceso arbitral. "

Se considera importante resaltar que las mismas consideraciones plasmadas en los numerales anteriores de la presente comunicación en relación con el acatamiento de la Directiva Presidencial 04 de 2012 y la política de "cero papel", aplican también a los tramites arbitrales que, en cumplimiento de lo señalado por el citado artículo 12 de la Ley 1563 de 2012, se ponen en conocimiento de la Agencia.

Concordante con esta iniciativa del Gobierno Nacional, esta misma Ley dispone en su artículo 23 que en el proceso arbitral podrán utilizarse medios electrónicos en todas las actuaciones, y en particular, para llevar a cabo todas las comunicaciones tanto del tribunal con las partes como con terceros. Es así como en atención a lo anterior, la Agencia creó un buzón de uso exclusivo de los centros de arbitraje, que puede ser consultado en la página web de la entidad (www.defensajuridica.gov.co) en el link "buzones y envió de información".

Igualmente, al diligenciar la información solicitada, el Sistema de Gestión Documental ORFEO arroja un archivo en formato PDF que contiene la información enviada e incorporada al Sistema, y un numero de radicado que permite tener la trazabilidad del documento y que se constituye en la prueba de la recepción de la información en la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

Teniendo en cuenta lo anterior, se ordena a la Secretaria General de la Agencia disponer lo necesario para atender lo señalado este comunicado y darlo a conocer a los interesados.

Atentamente, ADRIANA GUILLEN ARANGO Directora General Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado 1 El artículo citado hace referencia al Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.