CIRCULAR EXTERNA 0023 de 2015

1. INTRODUCCION

El capítulo V del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública describe el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los procesos judiciales, trámites arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados y ejecutados en contra o a favor de las entidades públicas.

El numeral 5 del artículo 2.2.3.4.1.10 del Decreto 1069 de 2015 describe como una de las funciones del apoderado de la entidad frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, el incorporar el valor de la provisión contable de los procesos a su cargo, con una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial sobre el mismo de conformidad con la metodología que se defina para tal fin.

El objetivo de esta circular es establecer la metodología 'de reconocido valor técnico que debe ser utilizada por las diferentes entidades públicas del orden nacional para calcular la provisión contable, respecto de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales a su cargo.

A continuación se presentan las definiciones de los conceptos relevantes que se tratan en la presente Circular:

2. DEFINICIONES

2.1. PROVISIÓN CONTABLE: obligación que se deriva de las actuaciones propias de la entidad que constituyen pasivos sobre los que existe incertidumbre acerca de su cuantía o vencimiento. Se encuentra prevista en el artículo 1° de la Ley 448 de 1998.

2.2. CALIFICACIÓN DEL RIESGO PROCESAL: obligación de los apoderados de determinar el riesgo de pérdida de un proceso mediante la aplicación de una metodología técnica.

2.3. PROBABILIDAD DE PÉRDIDA DE UN PROCESO: valoración porcentual derivada de la calificación del riesgo procesal que indica en mayor o menor proporción la tasa de éxito o fracaso futuro de un proceso.

2.4. CUENTAS DE ORDEN: cuentas destinadas a ingresos o egresos de la entidad sobre hechos frente a los que no hay seguridad de su cumplimiento.

2.5. PRETENSIONES DETERMINADAS: aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento de un derecho que ha sido perfectamente establecido en la solicitud de conciliación o en la demanda.

2.6. PRETENSIONES INDETERMINADAS: aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento de un derecho que no ha sido perfectamente establecido en la solicitud de conciliación o en la demanda.

2.7. PRETENSIONES QUE INCLUYEN PRESTACIONES PERIÓDICAS: aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento y pago de prestaciones periódicas.

2.8. TASA DE CONDENA ESPERADA DE PRETENSIONES: valoración económica realizada por el apoderado de la entidad de las pretensiones solicitadas, teniendo en cuenta los criterios técnicos y jurisprudenciales necesarios para estimar el monto de la posible condena en caso de pérdida.

Con los elementos anteriormente presentados, se detalla a continuación el procedimiento para calcular la provisión contable.

3. METODOLOGIA PARA EL CÁLCULO DE LA PROVISIÓN CONTABLE

Conforme a estándares internacionales contables, esta circular propone una metodología de reconocido valor técnico que pueda ser empleada por las entidades públicas para calcular su provisión contable. La metodología se basa en la Norma Internacional Contable 37 (NIC 37) sobre Provisiones, activos y pasivos contingentes.

Frente a los aspectos particulares listados anteriormente, se propone que las entidades públicas determinen la provisión contable únicamente para los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales, excluyendo los procesos de la Jurisdicción Constitucional (en teoría se trata de obligaciones in natura que no afectan el rubro de sentencias y conciliaciones), las conciliaciones judiciales, y los trámites relacionados con extensión de jurisprudencia. Además, se propone que tras la notificación de la demanda se registre contablemente la información. En el evento en el que se profiera una sentencia, y/o cuando en el proceso existan elementos probatorios, jurisprudenciales y/o sustanciales que modifiquen su probabilidad de pérdida se deberá actualizar la provisión contable. En todos los casos, deberán ser los abogados apoderados de cada proceso los encargados de evaluar la calificación del riesgo procesal y determinar la provisión contable con el objetivo de que haya congruencia entre estos dos elementos.

Uno de los aspectos centrales de la metodología propuesta por la NIC37 -en el caso que le atañe a la Agencia- es la calificación del riesgo procesal para determinar la probabilidad de pérdida de un proceso judicial. Para calificar el riesgo procesal se definen los siguientes tres rangos:

ALTO: el riesgo de perder el proceso es alto si la valoración que hace el apoderado de la probabilidad de perderlo es superior al 50%.

MEDIO: el riesgo de perder el proceso es medio si la valoración que hace el apoderado de la probabilidad de perderlo se encuentra entre el 25% y el 50%.

BAJO: el riesgo de perder el proceso es bajo si la valoración que hace el apoderado de la probabilidad de perderlo es inferior al 25%.

La metodología consta de tres pasos en los que deben actuar el apoderado del proceso y el encargado en el área financiera de hacer el registro la provisión contable en los estados financieros de la entidad. Estos pasos son: 1) determinación del valor de las pretensiones, 2) ajuste del valor de las pretensiones y 3) cálculo del riesgo de condena y registro del valor de las pretensiones.

3.1 DETERMINACION DEL VALOR DE LAS PRETENSIONES El primer paso que debe realizar el apoderado del proceso es determinar el valor total de las pretensiones de la demanda. A continuación se presentan los diferentes tipos de pretensiones y la fórma en que los apoderados deben calcular este valor total:

Pretensiones determinadas: el apoderado del proceso debe definir el valor de la pretensión del demandante sumando todas las pretensiones a que haya lugar.

Pretensiones indeterminadas: el apoderado del proceso debe informar la existencia de la contingencia y sus. Características al encargado en el área financiera de hacer el registro de la provisión contable para que éste lo realice a través de una nota en los estados financieros de la entidad.

Pretensiones periódicas laborales: el apoderado del proceso debe calcular el valor de los dineros adeudados desde el momento indicado por el juez y hasta el momento en que se deba hacer efectivo el pago[1], 3.2. AJUSTE DEL VALOR DE LAS PRETENSIONES El apoderado del proceso debe indexar el valor de las pretensiones y, luego, efectuar la tasación real de las pretensiones[2]. 3.2.1. Con el fin de indexar el valor de las pretensiones de la demanda a la fecha actual[3], se debe dividir el IPC certificado por el Banco de la República[4] para el mes inmediatamente anterior[5] a la fecha presente, entre el IPC certificado por el Banco de la República para el mes en el cual se presentó la demanda. La cifra resultante se multiplica por el valor de las pretensiones que se pretende actualizar. El resultado es el valor indexado de las pretensiones de la demanda.

La siguiente ecuación resume este procedimiento: IPC FINAL IPC INICIAL Valor de las pretensiones indexado = valor de las pretensiones x 3.2.2. Para hacer la tasación real de las pretensiones debe multiplicar el valor de las pretensiones indexadas -determinado en el paso anterior- por el porcentaje esperado de condena para el proceso correspondiente[6]. La siguiente ecuación resume este procedimiento:

Tasación real pretensiones = valor pretensiones indexadas x% esperado de condena A continuación se presenta un ejemplo del ajuste de las pretensiones a la realidad para un proceso de reparación directa hipotético:

- Valor de las pretensiones del demandante: $10.000.000
- Mes de la demanda: enero de 2010
- Mes actual: noviembre de 2015
- IPC inicial: 102.70133
- IPC final: 124.61929

IPC FINAL IPC INICIAL Valor de las pretensiones indexado = valor de las pretensiones x Reemplazando los valores, en la ecuación se obtiene lo siguiente: 124.61929 102.70133 $12.134.146 = $10.000.000 [7]

- Porcentaje esperado de condena: 30%

Tasaciónreal pretensiones = valor pretensiones indexadas x% esperado de condena Reemplazando los valores, en la ecuación se obtiene lo siguiente:

$3.640.244 = $12.134.146 x 0.30 En este caso, la pretensión ajustada para registrar como provisión contable o cuenta de orden es equivalente a $3.640.244.

3.3. CÁLCULO DE LA PROBABILIDAD DE PÉRDIDA DE UN PROCESO Y REGISTRO DEL VALOR DE LAS PRETENSIONES Para este paso se emplea la metodología del cálculo de riesgo diseñada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público e integrada en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUIS. Para cada proceso el apoderado debe calificar (a partir de los siguientes niveles: ALTO, MEDIO ALTO, MEDIO BAJO O BAJO), cómo es: i) La fortaleza de la defensa. ii) La fortaleza probatoria de la defensa. iii) La presencia de riesgos procesales. iv) El nivel de jurisprudencia.

Una vez realizada esta calificación se obtiene una probabilidad de pérdida del proceso.

Si la probabilidad de pérdida se califica como ALTA (más del 50%), el apoderado registra el valor de las pretensiones ajustado como provisión contable.

Si la probabilidad de pérdida se califica como MEDIA (entre el 25% y el 50%), el apoderado registra el valor de las pretensiones ajustado como cuenta de orden.

Si la probabilidad de pérdida se califica como BAJA (menor al 25%), el apoderado registra el valor de las pretensiones ajustado como cuenta de orden.

4. OTRAS REGLAS

4.1. Todo proceso que se pierda en primera instancia se deberá provisionar por el valor de la condena.

4.2. Si el proceso se gana en primera o segunda instancia, y el demandante apela o interpone un recurso extraordinario, se debe mantener el resultado del procedimiento indicado en el cálculo de la provisión contable antes del fallo correspondiente.

4.3. En caso de que existan múltiples entidades demandadas frente a un mismo proceso, el apoderado de cada entidad debe hacer el mismo ejercicio por su cuenta teniendo en cuenta la probabilidad de condena de la entidad en el proceso y no solamente la probabilidad de pérdida del proceso en general.

A continuación se presenta un cuadro en el que se resumen gráficamente los tres pasos que se deben surtir para hacer el cálculo de la provisión contable.

5. PROVISION CONTABLE PARA CONCILIACIONES EXTRAJUDICIALES

Una vez exista un acuerdo conciliatorio, el apoderado del proceso debe registrar el monto definido en el acuerdo como cuenta de orden.

6. INFORMAR AL AREA FINANCIERA

Una vez finalizado el proceso, el apoderado del proceso debe informar al encargado del área financiera sobre el valor a registrar como provisión contable o como cuenta de orden en los estados financieros de la entidad.

Cordialmente, ADRIANA GUILLEN ARANGO Directora General Preparó: Daniel González y Alejandro Peláez Revisó: Diana Fajardo [1] Por ejemplo, cuando un funcionario es despedido ilegalmente, la entidad deberá pagar los salarios adeudados desde el momento de la desvinculación hasta el momento en el que efectivamente se reintegre a la entidad. [2] El sistema eKogui indexa automáticamente las pretensiones de las demandas que se encuentran radicadas en el sistema. El apoderado puede consultar este valor directamente en el sistema. [3] Es posible actualizar el valor de las pretensiones de la demanda a cualquier fecha posterior a la de presentación de la demanda y hasta la fecha actual. [4] Disponible en http://www.banrep.gov.coles/ipc [5] Se emplea el IPC del mes inmediatamente anterior a la fecha actual, toda vez que será siempre el último IPC certificado por el DANE. En el evento en el que se pretenda indexar el valor de las pretensiones de la demanda a una fecha diferente a la actual, se toma el IPC certificado por el DANE para ese mes. [6] El porcentaje esperado de condena se calcula mediante la división del valor histórico de condena entre el valor histórico de pretensiones. Por ejemplo, las reglas de la experiencia y los estudios realizados por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado indican que para reparaciones directas a las víctimas se les reconoce - en promedio el 30% de las pretensiones que alegan en la demanda. [7] Valores del IPC con base = 100 para diciembre de 2008 consultados en http://www.banrep.gov.co/es/ipc