CIRCULAR EXTERNA 0006 de 2016

1. COMPETENCIA Y ALCANCE

1.1. Marco de competencias. El parágrafo del artículo 5° de la Ley 1444 de 2011 reglamentado por el Decreto Ley 4085 de 2011 por el cual se establecen los objetivos y la estructura de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado establece las competencias de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado en materia de defensa judicial, prevención de conductas antijurídicas y del daño antijurídico.

En este marco de competencias, a la Agencia le corresponde expedir lineamientos dirigidos a objetivos específicos, con la característica de que estos tienen carácter vinculante para las entidades públicas del orden nacional, conforme a lo ordenado por el inciso 2° del numeral 20 del artículo 60 del Decreto Ley 4085 de 2011.

1.2. La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado en cumplimiento de su objetivo de formular, evaluar, difundir y hacer seguimiento a las políticas en materia de prevención de las conductas antijurídicas por parte de los servidores y entidades públicas, formula los siguientes lineamientos con carácter vinculante para las entidades públicas del orden nacional.

2. LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACION DE LA POLITICA DE PREVENCION DEL DANO ANTIJURÍDICO

Dando alcance a la circular No. 03 del 20 de junio de 2014 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, se precisan los siguientes puntos:

2.1. Las entidades públicas del orden nacional deben formular la política de prevención del daño antijurídico de acuerdo con la metodología elaborada por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. Esta metodología se encuentra el "Manual para la elaboración de políticas de prevención del daño antijurídico" (Documento Especializado No. 11) elaborado por esta Agencia.

2.2 Las entidades públicas del orden nacional deben formular cada año su política de prevención del daño antijurídico teniendo en cuenta la litigiosidad del año inmediatamente anterior.

2.3. Las entidades públicas del orden nacional que carezcan de litigiosidad, deben formular su política de prevención del daño antijurídico a partir de los posibles riesgos de daño con ocasión del cumplimiento de las funciones administrativas y misionales, conforme lo establece la Circular Externa N° 11 del 19 de diciembre de 2014 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

2.4. Las entidades públicas del orden nacional entre los meses de noviembre y diciembre de cada año, deberán enviar a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado la política de prevención del daño antijurídico que se va a implementar el año siguiente.

2.5. En el proceso de formulación de las políticas de prevención del daño antijurídico las causas generales deben ser expresadas de acuerdo a la parametrización de causas contenidas en el sistema de información e-kogui.

2.6. Las entidades públicas del orden nacional deben incluir dentro de la política de prevención indicadores de resultado que midan el efecto del plan de acción sobre la(s) causa(s) primaria(s) priorizada(s).

2.7. La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado analizará si la política de prevención del daño antijurídico remitida se ajusta a la metodología contenida en el Manual y con base en ello le enviará retroalimentación a cada entidad.

2.8. Las entidades públicas del orden nacional deberán implementar el plan de acción de su política de prevención del daño antijurídico dentro del año calendario (enero-diciembre) para el cual fue diseñado.

3. LINEAMIENTOS PARA EL SEGUIMIENTO A LAS POLÍTICAS DE PREVENCION DEL DANO ANTIJURIDICO

3.1. Cada una de las entidades públicas del orden nacional debe hacer seguimiento al(los) indicador(es) formulado(s) en sus políticas de prevención del daño antijurídico.

3.2. Las entidades públicas del orden nacional en febrero de cada año, deberán enviar a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado el resultado de la implementación de la política de prevención del daño antijurídico del año inmediatamente anterior. Para ello, deberán informar el estado de sus indicadores de resultado incorporados en el plan de acción, esto es, de qué manera se impactó la causa primaria que se pretendía atacar con base en los hechos, reclamaciones, derechos de petición, ocurrencia de siniestros, según sea el caso, presentados luego de implementada la política.

3.3. Las entidades públicas del orden nacional en febrero de cada año deberán enviar a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado el número de nuevas demandas radicadas en contra de la entidad por las causas primarias incluidas en sus políticas de prevención del daño antijurídico. Esto permitirá identificar si hay una reducción en la litigiosidad de las entidades a nivel de las causas primarias señaladas en sus políticas de prevención.

4. LINEAMIENTOS DE GESTION PARA LA FORMULACION Y SEGUIMIENTO A LAS POLITICAS DE PREVENCION DEL DAÑO ANTIJURIDICO

4.1. Las entidades públicas del orden nacional deberán suministrar a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado los datos de contacto de la persona encargada (nombre, apellido, cargo, teléfono) de la formulación y seguimiento de la política de prevención, incluyendo la dirección de correo electrónico oficial a través de la cual entenderá recibidas las comunicaciones en relación con la política de prevención del daño antijurídico en su proceso de formulación y seguimiento.

ADRIANA MARIA GUILLEN ARANGO Directora General Proyectó: Una Mogollón, Santiago Schlesinger. Revisó y aprob6: Diana Fajardo R