INSTRUCCION ADMINISTRATIVA CONJUNTA 28 de 2004

Apreciado Notario:

En desarrollo del poder de instrucción, asignado por los ordinales 3.3 y 3.4, artículo 3o del Decreto 302 de 2004, le doy a conocer las nuevas disposiciones de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales sobre el tema referido en el asunto.

La providencia descrita establece los formatos y especificaciones técnicas para la presentación de la información tributaria. Tal información es la requerida en el artículo 629 del Estatuto Tributario, que dice:

"A partir del año 1999 los Notarios deberán informar anualmente, dentro de los plazos que indique el Gobierno Nacional, los apellidos y nombres, o razón social y NIT, de cada una de las personas o entidad que durante el año inmediatamente anterior efectuaron en la respectiva Notaría enajenaciones de bienes o derechos, cuando la cuantía de cada enajenación sea superior (...)1 por enajenante, con indicación del valor total de los bienes o derechos enajenados. Para efectos del cumplimiento de lo aquí dispuesto, los Notarios podrán exigir la exhibición de la cédula de ciudadanía o NIT de cada uno de los enajenantes.

La información a que se refiere el presente artículo podrá presentarse en medios magnéticos". (Subrayas fuera del texto).

Obligación del Notario La Resolución 9702 de 2004 de la DIAN entró en vigencia el 30 de octubre del corriente año, fecha en la cual fue publicada en el Diario Oficial. Allí se estableció, conforme al Estatuto Tributario, la obligación para los Notarios de suministrar la siguiente información:

Elementos de la información

1. NIT, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, tarjeta de identidad, NIP o NUIP de cada uno de los enajenantes y adquirentes.

2. Dígito de verificación.

3. Apellidos y nombre o razón social de cada uno de los enajenantes y adquirentes.

4. Número de la escritura de enajenación.

5. Valor de la enajenación.

6. Fecha de la transacción.

7. Año de adquisición del bien o derecho enajenado.

8. Valor de la retención en la fuente practicada.

Condición y lugar para cumplir con la presentación Los anteriores elementos de la información solicitada deberán presentarse en la División de Documentación o quien haga sus veces, de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales del lugar de la Notaría que informa, siempre y cuando la enajenación de bienes o derechos durante el presente año 2004 sea superior a treinta millones de pesos ($30.000.000).

Forma para entregar la información La información requerida puede presentarse en disquete o disco compacto, teniendo en cuenta las características que siguen:

1. En disquete

Tamaño disquete: 3 ½ pulgadas. Densidad de grabación: Doble cara, alta densidad. Tipo de archivo: Plano u hoja electrónica Excel. Cuando la información exceda la capacidad del medio magnético, se podrá comprimir el archivo. Para ello es posible utilizar algunas herramientas de compresión como: PKZIP (DOS), WINZIP (Windows 95) o ENZIP 3.00.

2. En disco compacto

Se requiere debidamente cerrado, para poder ser leído en cualquier unidad: CD-R.

No olvide usted, señor Notario, adherirle al medio magnético utilizado un rótulo de identificación con el NIT y su nombre y el año gravable al que corresponda la información y su tipo de entidad. Este lo encontrará en el artículo 5o en la lista de posiciones y contenido.

Si tuvo necesidad de comprimir la información, debe especificar el formato utilizado.

Especificaciones del formato de grabación Para el cumplimiento de este requisito se anexa a la presente instrucción el texto de los artículos 4o y 5o.

Si tiene dificultades en la aplicación de los tipos allí explicados, puede usted llamar a la Oficina Asesora de Informática de la Superintendencia de Notariado y Registro, la cual le dará el apoyo requerido.

Caso de un enajenante que efectúe más de una enajenación en el mismo año Para la situación descrita en este título se podrán acumular las enajenaciones y suministrar su información en un solo registro. La noción de registro la encontrará usted en el artículo 5o anexo. Me permito recomendarle un análisis cuidadoso de esta norma.

Identificación de personas naturales Personas naturales, mayores de edad. Se identificarán con su cédula de ciudadanía o NUIP.

Menores de edad, mayores de 7 años. Se identifican con la tarjeta de identidad, el NIP o el NUIP.

Menores de edad, con menos de 7 años. Se identifican con el NIT asignado por la DIAN. Si este no se conoce, se incluirá la cédula de ciudadanía del representante legal.

Extranjeros. Si no poseen el NIT asignado por la DIAN, se identificarán de manera exclusiva con la cédula de extranjería.

Plazo para presentar la información Esta información tributaria debe presentarse hasta el 31 de mayo de 2005.

Sanciones Le recomiendo el mayor cuidado en el cumplimiento del plazo fijado y en la exactitud de la información, ya que el vencimiento del primero y las inconsistencias en lo segundo, dan lugar a la imposición de las sanciones pecuniarias establecidas en el artículo 651 del Estatuto Tributario.

Observará usted que la providencia objeto de la presente instrucción hace extensivo el sistema sancionatorio a las circunstancias de que el medio magnético no se ajuste a las características en ella establecidas.

Sin otro particular, le agradezco su empeño en el cumplimiento de estos requerimientos que forman parte de políticas estatales encaminadas a devolverle a la sociedad confianza y a los actores de los negocios el rigor y transparencia que debe presidirlos.

Reciba mi saludo, Manuel Guillermo Cuello Baute, Superintendente de Notariado y Registro (E.).

(C.F)