INSTRUCCION ADMINISTRATIVA CONJUNTA 24 de 2010

TEMA: De la obligación de tener los billetes y monedas de todas las denominaciones para entregar el cambio a los usuarios del servicio. El señor Felipe Hadad Álvarez presentó ante esta Entidad el 1o de julio de 2010 derecho de petición (Radicado número ER33337), mediante el cual solicita:

"Me informen las medidas que esa entidad ha tomado con miras a que los notarios del país tengan cambio en denominaciones de $5, $10 $20 y $50 con el fin de que se entreguen completos las vueltas cuando se paga por los servicios que ellos prestan. En muchas ocasiones cuando se paga una prestación personal, por ejemplo, cuyo costo con IVA incluido es de $1.410 y se entregan $1.500 sólo devuelven $50. Si se mira de forma individual parecería algo insignificante, pero si tenemos en cuenta que las operaciones ante las notarías son diarias y en altos volúmenes, el dinero que se están apropiando indebidamente las notarías es alto. La Superintendencia de Notariado y Registro, aparte de conminar a los notarios a que dispongan de cambio de denominaciones pequeñas, no ha adoptado una medida similar a la de la Superintendencia de Industria y Comercio que obligó a los supermercados a tener monedas de $5, $10, $20 y $50".

El Juzgado Veintiuno (21) Administrativo del Circuito de Bogotá-Sección Segunda dentro de la Acción de Tutela interpuesta por el señor Felipe Hadad Álvarez por la presunta violación al derecho fundamental de petición, emitió fallo de primera instancia que motivó dentro de otras consideraciones así:

"(...) por lo que el Despacho considera que esta respuesta no cumple con la finalidad del ejercicio del derecho de petición, como es la de recibir una respuesta de fondo, y acorde a las funciones delegadas por la ley a la entidad, pues el tutelante está denunciando un hecho generalizado o conducta reiterativa de las notarías que debe ser objeto de revisión por parte de la Superintendencia conforme a las facultades de control y vigilancia que se le han otorgado mediante el Decreto-ley 960 de 1970 y, si es el caso tomar la misma como una queja, e iniciar el proceso administrativo que es de su resorte, no siendo viable que ante el conocimiento de este hecho, la misma entidad obligue al peticionario a presentar una nueva queja o petición, para conocer de hechos que ya están en su conocimiento". (Folio número 6).

Tal decisión me lleva a recordarles que el tema que nos ocupa se encuentra regulado por la entidad pública que tiene a cargo tal función -La Superintendencia de Industria y Comercio-, entidad que expidió la Circular Única de 2001 que en lo pertinente señala:

"...2.3.2.4 Disponibilidad de "vueltas"… Será responsabilidad del establecimiento disponer de las denominaciones necesarias para suministrar al consumidor el cambio correcto. En ningún caso el cambio podrá ser inferior al que arroje la cuenta".

Teniendo en cuenta que los usuarios de los servicios que prestan las notarías son consumidores de los mismos, no se escapan a la protección señalada en el acto administrativo identificado.

Por ello, les informo que les asiste la obligación de tener los billetes pero sobre todo monedas de todas las denominaciones que estén en circulación según lo establecido por la Junta Monetaria del Banco de la República y la Dirección de Circulación de Moneda para dar las vueltas a los usuarios del servicio cuando paguen con sumas superiores. Ello significa que deben entregar siempre las "vueltas" exactas a los usuarios del servicio notarial, situación que será objeto de verificación a partir de ahora por parte de la Superintendencia Delegada para el Notariado, a través de las visitas que realiza.

Me valgo de esta oportunidad para recordar el contenido normativo del numeral 12 del artículo 198 del Decreto-ley 960 de 1970 y el artículo 126 del Decreto 2148 de 1983 que indican:

Decreto-ley 960 de 1970 artículo 198:

Son conductas del Notario, que atentan la majestad, dignidad y eficacia del servicio notarial, y que acarrean sanción disciplinaria:

(...)

12. El cobro de derechos mayores o menores que los autorizados en el arancel vigente.

(…)"

Decreto 2148 de 1983 artículo 126:

"No podrá el notario ofrecer sus servicios, cobrar derechos mayores ni menores de los autorizados en el arancel vigente, (...)". (Bastardilla y negrillas fuera del texto original).

Cordialmente, El Superintendente de Notariado y Registro (e), ZAYDA BARRERO DE NOGUERA.