INSTRUCCION ADMINISTRATIVA CONJUNTA 23 de 2009

El artículo 20 del Decreto 960 de 1970, prescribe que las escrituras públicas se extenderán en papel autorizado por el Estado, y al final de cada instrumento, antes de la firma, se indicarán los números de las hojas utilizadas.

Por su parte la Ley 39 de 1981, dispuso en su artículo 3o, que el servicio notarial utilizará en sus actuaciones un papel de seguridad cuyas características se determinarán por la Superintendencia de Notariado y Registro, de modo tal que se garantice la correcta conservación de archivos y sin costo alguno para los usuarios.

En desarrollo de esa competencia se profirieron las Instrucciones Administrativas 20 y 20 Bis de 1994, a través de las cuales se fijaron las características del papel de seguridad para la extensión de escrituras públicas.

Como aparece consignado en concepto de la Oficina Asesora Jurídica de esta Superintendencia, del 15 de septiembre de 2006, se autorizó al Colegio de Notarios de Colombia, hoy Unión Colegiada del Notariado Colombiano U. C. N. C., la adquisición, impresión y distribución del papel notarial que se usa en la extensión de escrituras públicas.

En ejercicio de su competencia esta Superintendencia ratifica mediante esta Instrucción Administrativa la autorización dada a la Unión Colegiada del Notariado Colombiano para la adquisición, impresión y distribución de papel notarial bajo las siguientes condiciones de calidad, seguridad y funcionalidad.

1. El papel deberá garantizar condiciones de seguridad, calidad y adecuada manipulación por las distintas notarías del país.

2. La Unión Colegiada del Notariado Colombiano llevará un registro de las hojas que se distribuyan a cada uno de los notarios del país, consignando la numeración correspondiente y la fecha de despacho.

3. El papel debe permitir la impresión por las dos (2) caras de la hoja. El número de líneas o renglones utilizables no podrá ser inferior a treinta y tres (33). El papel puede o no incluir el lineado preimpreso.

4. Características físicas del papel autorizado:

Tamaño: Oficio reglamentario o universal (21.6 cm x 33.0 cm) (216 mm x 330 mm) (8.5 pulgadas por 13 pulgadas).

Tipo: Papel "bond" de 90 gramos de alta blancura.

Impresión: Ambas caras y dos tintas.

Márgenes y Logotipos: Azul Oriental.

Código de Barras: Negro Universal.

Numeración: Código de Barras Referencia EAN - UCC 13 Impreso en tinta negra universal en forma ascendente o descendente.

Cara frontal:

Márgenes:

Superior: La distancia entre el borde superior de la hoja y la margen es de 2.0 cm (20mm)

Izquierda: La distancia entre el borde izquierdo de la hoja y la margen es de 3 cm (30 mm).

Derecha: La distancia entre el borde derecho de la hoja y la margen es de 2.0 cm (20 mm).

Inferior: La distancia entre el borde inferior de la hoja y la margen es de 2.0 cm (20 mm).

Logo: El escudo de Colombia o el de la entidad autorizada se en marca en un tipo de circunferencia de diez (10) puntas redondeadas, está ubicado en la parte superior izquierda de la hoja.

Tamaño del logo: Alto 4.0 cm (40 mm), ancho 4.0 cm (40 mm).

Márgenes: La distancia entre el borde izquierdo de la hoja y el logo es de 3.25 cm (32.5 mm). La distancia entre el borde superior izquierdo y el logo es de 2.45 cm (24.5 mm).

Código de Barras:

Referencia: EAN-UCC 13 Ubicación: Se encuentra ubicado en el borde superior izquierdo de la hoja y encima del logo. Su distancia es de 0.25 cm (2.5 mm).

Tamaño: Alto 1.2 cm (12 mm), ancho 3.5 cm (35 mm).

Márgenes: La distancia entre el borde izquierdo de la hoja y el código de barras es de 3.25 cm (32.5 mm), distancia del borde superior 1.0 cm (10 mm).

El papel llevará impreso y en el margen inferior el siguiente texto:

"Papel de uso exclusivo para el protocolo notarial. No tiene costo para el usuario".

Además, deberá incluirse la fecha de impresión y el nombre de la casa impresora.

Cara Posterior:

Márgenes:

Superior: La distancia entre el borde superior de la hoja y la margen es de 2.0 cm (20 mm).

Izquierda: La distancia entre el borde izquierdo de la hoja y la margen es de 2.0 cm (20 mm).

Derecha: La distancia entre el borde derecho de la hoja y la margen es de 3 cm (30 mm).

Inferior: La distancia entre el borde inferior de la hoja y la margen es de 2.0 cm (20 mm).

5. Las características y el tipo de letra que obligatoriamente utilizarán los notarios son las siguientes:

1. Fuente tipo de letra: Arial

2. Tamaño de la fuente: 12

3. Procesador de texto: Word o compatible

4. Líneas o renglones utilizables: No inferior a 33

5. Utilización: Ambas caras

6. Espacios en blanco: La utilización de raya u otros signos, para llenar espacios en blanco, no podrá exceder del espacio que quede entre el punto aparte y el margen derecho del papel.

7. Espacios entre líneas: El espacio entre línea y línea del párrafo será de 1.7 (Variación permitida de 1.5 a 2.0).

En general las condiciones establecidas con anterioridad por esta Superintendencia para adquirir, imprimir y distribuir el papel habilitado se mantienen en cuanto no contradigan lo aquí estipulado.

Los notarios podrán seguir utilizando el papel notarial existente, simultáneamente con el que ahora se autoriza. A partir del primero (1o) de enero de 2010, únicamente se utilizará papel notarial de las características autorizadas en esta instrucción.

Atento saludo, El Superintendente de Notariado y Registro, ORLANDO GARCÍA-HERREROS SALCEDO.