INSTRUCCION ADMINISTRATIVA CONJUNTA 23 de 2005

Señor Notario:

Como usted ya sabrá la corte constitucional mediante sentencia C-1171 del 17 de noviembre pasado declaró inexequible el artículo 65 del decreto 2241 de 1986. la norma en cuestión otorgaba facultad al registrador nacional del estado civil para señalar periódicamente valores y tarifas de los diversos asuntos susceptibles de ser cobrados en dicha entidad.

La consecuencia, de interés para los notarios, de la inexequibilidad descrita es la referida al registro del estado civil de las personas que usted presta de manera compartida con la Registraduría nacional del estado civil.

Ante la imposibilidad legal de efectuar cobro alguno por los servicios que solicitan los usuarios en relación con el registro del estado civil de las personas, la Registraduría nacional del estado civil, por circular número 055 de 2005, suspendió el cobro por concepto de copias y certificados del registro del estado civil de las personas.

Con posterioridad y para evitar abusos del derecho en lo relativo a la demanda de servicios dijo, en circular número 057 de 2005, lo siguiente:

" a) Múltiples Copias De Registro Civil. En atención al principio antes enunciado, en cada diligencia no es permitido solicitar ni expedir más de una copia de registro civil ni tarjeta de identidad; b) Procedimiento. Para efectos de racionalizar la expedición de copias de registro civil, la Registraduría nacional del estado civil expedirá sólo una copia por diligencia. se debe advertir que se expedirán máximo cinco al mes, salvo justificación motivada por parte del particular. con el fin de tener un mayor control en las solicitudes, cada Registraduría debe llevar un registro de solicitudes, en donde el particular manifieste bajo la gravedad de juramento, entendida con su firma, el fin y la destinación de las solicitudes de las múltiples copias de registro civil.

De igual forma debe darse aplicación al parágrafo del artículo 21 de la ley 962 de 2005 referente a las copias de los registros civiles, que establece que "las copias del registro civil de nacimiento tendrán plena validez para todos los efectos, sin importar la fecha de su expedición".

De la misma manera se tendrá en cuenta el artículo 38 de la ley 962 de 2005 en relación con la prueba de nacionalidad que establece como tal "...la cédula de ciudadanía para los mayores de dieciocho (18) años, la tarjeta de identidad para los mayores de catorce (14) años y menores de dieciocho (18) años o el registro civil de nacimiento para los menores de catorce (14) años...". la Registraduría nacional del estado civil por mandato constitucional 1 atiende el registro del estado civil de las personas. Por disposición de esta entidad los notarios prestan hoy de manera compartida dicho servicio y se sujetan al sistema tarifario establecido por el registrador nacional del estado civil.

Así las cosas debe usted atender las decisiones adoptadas por la Registraduría nacional del estado civil las cuales se concretan a suspender el cobro por la expedición de copias y certificados; y a establecer un procedimiento para controlar el desbordamiento en la solicitud del servicio, que como quedó visto es gratuito por ausencia de tarifa.

Le recomiendo la severa observancia de los anteriores criterios, y reciba un saludo atento, Manuel Guillermo Cuello Baute.

(C.F.)