INSTRUCCION ADMINISTRATIVA CONJUNTA 19 de 2006

Muy apreciado señor Notario:

Por reciente comunicación del señor Ministro de Minas y Energía, doctor Luis Ernesto Mejía Castro, en la que solicita la colaboración para dar a conocer el texto del Decreto 1160 de 2006 y las responsabilidades que para los Notarios este trae, procedo en ese sentido a instruirle de la siguiente manera.

Todos sabemos que la Ley, en su sentido material y más amplio, tiene sus propios sistemas de publicidad para darse a conocer. Es en tanto, obligatoria y surte sus efectos desde el día en que ella misma se designa, y en todo caso después de su promulgación 1.

Desde este punto de vista, atender la solicitud del señor Ministro de Minas y Energía resulta ahora una especie de refuerzo para dar a conocer la norma haciendo de ella una lectura interpretativa sana, con el propósito de que la norma reciente llegue y se adapte en el entorno del servicio que prestan los Notarios.

De entrada parecería que el nexo entre los contratos de concesión minera y la función notarial, se reduciría a la relación típica de producir la solemnidad de un contrato en los que una de sus partes es el Estado. Pero, en este asunto, la actuación notarial va más allá. La intervención del Notario resulta de la aplicación del principio de colaboración y de inclusión de la figura de la fe pública notarial al confiarle la recepción y remisión de las propuestas de contratos de concesión minera.

En ejercicio de la potestad reglamentaria que le confiere la Constitución Política al señor Presidente de la República, ha expedido este, en unión de su Ministro de Minas y Energías, el Decreto 1160 de 2006.

La Ley 685 de 2001 que se reglamentó el recién pasado 19 de abril de 2006, designa como sujetos receptores de las propuestas de contrato de concesión minera a los Notarios. El artículo 270 de la mencionada ley establece:

"Presentación de la Propuesta. La propuesta de contrato se presentará por el interesado directamente o por medio de su apoderado ante la autoridad competente o delegada, ante el notario o alcalde de la residencia del proponente, o por envío a través de correo certificado. En estos casos, si la primera propuesta concurriere con otra u otras posteriores sobre la misma zona, se tendrá como fecha de presentación la de su recibo por la autoridad competente o comisionada, o la fecha y hora en que la empresa de correo certificado expida el recibo de envío (...)" (Subrayas mías) 2 Es importante que usted conozca la ley y el Decreto Reglamentario 1160 de 2006. Entretanto me interesa que note cómo en el inciso segundo, del artículo segundo, ibídem, se establece lo siguiente:

"En el evento en el que la propuesta de contrato de concesión sea presentada en una Notaría o una Alcaldía, se procederá por parte de estas autoridades receptoras a remitir a la delegada competente, en el término de tres (3) días, las propuestas recibidas, con el fin de que la entidad delegada continúe con el trámite pertinente establecido en el presente Decreto."

De lo expuesto, estimo pertinente destacar las obligaciones que la ley impone a los notarios, así:

1. Recibir las propuestas de contratos de concesión minera. (artículo 270 de la Ley 685 de 2001).

2. Remitir a la delegada competente, en el término de tres días, las propuestas de contratos de concesión (artículo 2° del Decreto 1160 de 2006).

Tales obligaciones tienen una particular relevancia en los efectos de la selección y las disposiciones que regulan el derecho de prelación de una solicitud de contrato de concesión frente a otras solicitudes. Esto en cuanto a la preferencia en la adjudicación de la concesión.

De esta manera, el decreto reglamentario se inspira en la garantía de un procedimiento de desempate, entre quienes presenten las propuestas con los requisitos legales, para establecer con cuál de las propuestas se adelantará la contratación.

Como ve, señor Notario, son estos asuntos a los que con rigor y cuidado se refiere la Ley, y por los que insisto en la intención del señor Ministro de Minas y Energía de reunir aquí la materia en su especificidad notarial y reiterar el valor de los actos en los cuales se confía en su intervención como sujeto generador de rituales legítimos, de certeza y seguridad.

Con mis agradecimientos por su compromiso, una vez más aquí reconocido, le expreso mis sentimientos de consideración, El Superintendente de Notariado y Registro, Manuel Guillermo Cuello Baute.

(C.F.)