INSTRUCCION ADMINISTRATIVA CONJUNTA 17 de 2003

Apreciados Registradores de Instrumentos Públicos:

Esta Superintendencia ha conocido acerca de la diversidad de criterios que se han suscitado entre los usuarios del servicio y las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, en relación con la exención o cobro de derechos por concepto de la expedición de certificados de tradición solicitados para el ejercicio de la jurisdicción coactiva.

Para unificar el tema y con el fin de que se preste un servicio eficiente, me permito hacer las siguientes precisiones:

Entre las entidades estatales obligadas al pago por el ejercicio de la función registral, por expresa disposición del Decreto 1428 de 2000, se encuentran: Las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las Sociedades de Economía Mixta y las Empresas de Servicios Públicos.

Del contenido del ordinal a) del artículo 17 del Decreto 1428 de 2000 (1), se infiere claramente, cuáles entidades están exentas y cuáles están sujetas, al pago de derechos.

En el ordinal b) de la normatividad en comento (2), se hace una enumeración enunciativa de los que, en su condición de exentos de pago, o por medio de sus funcionarios y en ejercicio de las labores encomendadas a su cargo, desarrollan las referidas a la jurisdicción coactiva, entre otros.

En la citada norma no aparecen las Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios, las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta, como de aquellas beneficiarias de exención. Por ello no pueden ser incluidas en la categoría de exentos de pago de derechos registrales.

Ahora bien, en el ordinal d) del mismo artículo (3), se establece como exenta la solicitud de "copias de documentos públicos requeridos por las autoridades o entidades públicas legalmente facultadas para adelantar cobros coactivos"

Esta norma al ser interpretada de manera sistemática con el conjunto reglado por el decreto de tarifas, es claro que no se refiere a los certificados de tradición ya que ellos, en punto a derechos, tienen una norma especial y completa.

Las solicitudes de expedición de certificados de tradición, efectuadas por los entes obligados al pago, a la luz del literal a) del artículo 17 del Decreto 1428 de 2000, en ejercicio del cobro coactivo que les ha asignado la ley, deberán cancelar los emolumentos establecidos en el mencionado decreto. Es decir, la suma de siete mil pesos moneda corriente ($7.000) por cada predio que requieran.

Tampoco podrá el Registrador de Instrumentos Públicos, acceder a la solicitud de "copias simples de los certificados de tradición", sin generar derecho alguno, pues además de no regularse en norma positiva, la Superintendencia de Notariado y Registro, como situación excepcional, sólo lo ha autorizado para las entidades exentas de derechos de registro y con el único propósito de hacer más eficiente y eficaz la prestación del servicio, siguiendo los lineamientos consagrados en la Resolución 5123 de 2000.

Le encarezco el cumplimiento del presente instructivo, teniendo en cuenta que se encamina a proteger el patrimonio del Estado.

Reciban un saludo, José Félix Lafaurie Rivera.

Superintendente de Notariado y Registro.

(C.F.)