INSTRUCCION ADMINISTRATIVA CONJUNTA 16 de 2010

Señores Registradores:

Teniendo en cuenta lo establecido en el Decreto 1711 de 1984, por el cual se dictan normas sobre interrelación Registro- Catastro, se tecnifica y reorganiza administrativamente el registro de instrumentos públicos; y donde se establecen los parámetros para la interrelación, principalmente el intercambió obligatorio de la información entre las dos entidades, al igual que los mecanismos para mejorar y optimizar la función registral y catastral, es por lo que cada Folio de Matrícula Inmobiliaria deberá contener, en su correspondiente campo, el número Catastral o Código Catastral asignado por la entidad competente.

Las oficinas de catastro, de conformidad con lo señalado en el artículo 4° del decreto en mención, deberán "informar a las de registro, la asignación de los números catastrales correspondientes a los predios que generen una nueva ficha predial".

Del mismo modo, el artículo 49 del Decreto-ley 1250 de 1970, "Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos", señala: "Cada folio de matrícula inmobiliaria corresponderá a una unidad catastral y a ella se referirán las inscripciones a que haya lugar.", siendo una obligación legal la incorporación de los datos catastrales a la base registral.

Igualmente, se debe tener en cuenta de conformidad con lo establecido en el artículo 2° del Decreto 1711 de 1984 y la Instrucción Administrativa número 01-15 de junio de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro, la obligación por parte de las oficinas de registro de instrumentos públicos y de catastro, de suministrarse la información que sobre los inmuebles corresponde, dentro de los diez (10) primeros días de cada mes.

De acuerdo con lo anterior y con el fin de establecer parámetros generales que permitieran generar las políticas y procedimientos conjuntos, dando cumplimiento a lo contemplado en los Decretos 1711 de 1984 y 1250 de 1970, se celebró Convenio Interadministrativo de Cooperación el veintitrés (23) de septiembre de 2008, suscrito entre la Superintendencia de Notariado y Registro, el Instituto Geográfico Agustín Codazzi y los Catastros Descentralizados de Bogotá, Cali, Medellín y Antioquia.

Derivado de este Convenio y para que la calidad de la información contenida en las bases de datos de la Superintendencia de Notariado y Registro, como de los entes catastrales pertinentes (IGAC, Catastros Descentralizados de Bogotá, Cali, Medellín y Antioquia), sea verídica y correcta, resulta primordial que en la interrelación Registro-Catastro se propenda por el mejoramiento continuo de la información, realizando las actividades necesarias para tal fin.

De este modo, con base en la anterior normatividad legal, se debe dar cumplimiento a la incorporación del código catastral en los respectivos folios de matrícula inmobiliaria, puesto que la unificación de dicha información es primordial para que se realice y cumpla el eficaz desarrollo del Convenio de Interrelación Catastro-Registro, como lo dispuesto en la ley.

Por consiguiente, se deberá observar, obligatoriamente, por parte de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, la siguiente directriz:

Una vez efectuada la apertura del folio de matrícula inmobiliaria de un predio, será necesaria la asignación de su respectivo código catastral. Para esto, la entidad competente, en la asignación del código catastral (IGAC y Catastros Descentralizados), deberán crearlo dentro de los tiempos legales establecidos, e informar a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos correspondiente, siempre que el respectivo folio de matrícula inmobiliaria carezca del "Código Catastral" en el campo destinado para esta información.

Las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos incorporarán de manera inmediata y obligatoria, dejando constancia de la inclusión del código catastral mediante la cita de la comunicación enviada por catastro y/o IGAC, con el fin de dar cumplimiento al mandato legal.

Este proceso es de carácter obligatorio para dichas entidades y se constituye como un elemento clave al momento de mantener actualizada la información, además de ser imprescindible dentro del proceso de interrelación Registro-Catastro.

Es necesario resaltar que algunas Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos se han negado a la incorporación, a las bases de datos, del respectivo código catastral, con la información que los Catastros envían por ley, generando un gran vacío en el campo destinado para tal fin.

Cordialmente, El Superintendente de Notariado y Registro, Orlando Garcia Herreros Salcedo.