INSTRUCCION ADMINISTRATIVA CONJUNTA 13 de 2005

Apreciado señor Notario:

El Gobierno Nacional sancionó la Ley 962 de 2005, publicada en el Diario Oficial número 45.963. La finalidad de esta ley es darles mayor transparencia a las funciones públicas, agilidad a los trámites y facilitar a los administrados la consecución oportuna de sus derechos.

Con el fin de ilustrar a los notarios sobre estas novedades quiero destacarle las disposiciones que interesan al sector:

NUEVAS COMPETENCIAS Efecto civil de matrimonio religioso y divorcio de matrimonio civil El artículo 341 de la Ley 962 de 2005 les atribuyó a los notarios la función de dejar sin efecto civil el matrimonio religioso y el divorcio del matrimonio civil, siempre que haya mutuo acuerdo entre los cónyuges. Ese procedimiento debe ser adelantado por intermedio de abogado. Si existen menores de edad será obligatoria la intervención del Defensor de Familia.

Patrimonio de familia Asimismo, se le facultó para constituir patrimonio de familia inembargable, en el entendido de que se trata de aquellos casos que requerían autorización judicial.

Capitulaciones y constitución, disolución y liquidación de la sociedad patrimonial de compañeros permanentes.

Otra atribución es la referida a la celebración de capitulaciones, constitución, disolución 1 "Artículo 34. Divorcio ante notario. Podrá convenirse ante notario, por mutuo acuerdo de los cónyuges, por intermedio de abogado, mediante escritura pública, la cesación de los efectos civiles de todo matrimonio religioso y el divorcio del matrimonio civil, sin perjuicio de la competencia asignada a los jueces por la ley.

El divorcio y la cesación de los efectos civiles ante notario producirán los mismos efectos que el decretado judicialmente.

Parágrafo. El Defensor de Familia intervendrá únicamente cuando existan hijos menores; para este efecto se le notificará el acuerde al que han llegado los cónyuges con el objeto de que rinda su concepto en lo que tiene que ver con la protección de los hijos menores de edad". abre la posibilidad de que en las uniones maritales de hecho se pacten entre los compañeros capitulaciones.

También, podrán reconocer la existencia de la unión marital de hecho, su disolución y liquidación conforme a las reglas señaladas en la Ley 54 de 1990.

Sobre este tema, debe interpretarse, si estos trámites se pueden hacer en forma independiente o si se requiere, la concurrencia de los tres actos de manera simultánea.

(Constitución, disolución y liquidación).

Inventario bienes de menores Se le asignó la facultad de adelantar el trámite y aprobación del inventario de bienes de menores que se encuentren bajo patria potestad cuando los padres estén administrándolos y quieran contraer matrimonio, según lo señalado en el artículo 169 y siguientes del Código civil2.

Es criterio de la Superintendencia que estas nuevas funciones, arriba descritas, requieren una reglamentación. Estas eran funciones atribuidas a la jurisdicción de familia, y en algunas de ellas se puede presentar controversia. En otras se requerirá la intervención de auxiliares de la justicia y de la presencia del defensor de familia, lo cual debe aclararse teniendo en cuenta que el Notario no ejerce jurisdicción.

También será necesario expedir un decreto para fijar las tarifas correspondientes a estas nuevas competencias. Ya usted sabe que las vigentes no se pueden aplicar por analogía.

SUPRESION DE TRÁMITES Presentaciones personales, supervivencias El artículo 133 de la Ley 962 de 2005 prohibió la exigencia de presentaciones personales para probar supervivencia cuando no haya transcurrido más de un (1) año, contado a partir de la última presentación de supervivencia, excepto cuando estén destinadas para entidades que hagan parte del Sistema de Seguridad Social Integral, caso en el cual se exigirá cada tres meses.

Registro notarial de sellos El artículo 204 de la Ley 962 de 2005 prohíbe a los servidores públicos el registro notarial de cualquier sello elaborado para el uso de la Administración Pública y a los Notarios Públicos asentar tales registros, así como expedir certificaciones sobre los mismos.

Copia del registro del estado civil de las personas Establece la ley que las copias de los registros del estado civil que se expidan mediante medio magnético y óptico, tendrán pleno valor probatorio y que en general, las copias del registro civil de nacimiento tendrán plena validez para todos los efectos, sin importar la fecha de su expedición. En consecuencia, ninguna entidad pública o privada podrá exigir este documento con fecha de expedición determinada, excepto para el trámite de pensión, afiliación a la seguridad social de salud, riesgos profesionales y pensiones y para la celebración del matrimonio, eventos estos en los cuales se podrá solicitar el registro civil correspondiente con fecha de expedición actualizada, en ningún caso, inferior a tres (3) meses.

Autenticación de firmas y declaraciones extraproceso Suprime la ley, las autenticaciones de firmas y las declaraciones extrajuicio, pues para todos los efectos, se presume la validez de la firma impuesta en documento privado, salvo cuando estos impliquen transacción, desistimiento y en general, disposición de derechos. En los anteriores eventos deberán presentarse y aportarse a los procesos y trámites, lo requerido, de acuerdo a las normas especiales aplicables. En cuanto a las declaraciones extraproceso, la supresión no regirá en los casos en que la Administración Pública actúe como entidad de previsión o seguridad social o como responsable en el reconocimiento o pago de pensiones, ni para los casos previstos en materia del Sistema General de Seguridad Social en Salud y riesgos profesionales, ni para los relacionados con protección social que establezca el Gobierno Nacional. (Artículos 245 y 256 de la Ley 962 de 2005).

Construcción y enajenación de viviendas Esta ley reiteró la sustitución del permiso para anunciar y/o desarrollar las actividades de construcción y enajenación de vivienda, consagradas en el Decreto-ley 78 de 1987. En lugar del permiso se exige la simple radicación de los documentos en la ley relacionados. Esta disposición había sido modificada por el artículo 120 de la Ley 388 de 1997.

Adecuación estructural y tecnológica La Ley Antitrámites prevé que las entidades públicas deberán adecuar su estructura y tecnología con el objeto de atender los nuevos compromisos, dentro de los seis meses siguientes a su vigencia, y advierte, que su inobservancia será causal de mala conducta.

No me resta señor Notario sino pedirle el mejor esfuerzo para prepararse en las exigencias que acarrearán las nuevas competencias atribuidas por la Ley 962 de 2005. Así, se prestará un mejor servicio, con eficiencia y oportunidad, a los usuarios.

Reciba mis sentimientos de consideración El Superintendente de Notariado y Registro, Manuel Guillermo Cuello Baute (C.F.)