INSTRUCCION ADMINISTRATIVA CONJUNTA 12 de 2011

Señores Notarios:

Dándole alcance a la Instrucción Administrativa número 21 del 13 de octubre de 2009, esta Superintendencia informa que de acuerdo a reunión realizada con la Registraduría Nacional del Estado Civil, y con el fin de facilitar y agilizar la consolidación de la producción y el reporte de los recaudos de los notarios, la Registraduría Nacional del Estado Civil, diseñó la hoja de cálculo en Excel, denominado "Formato para el Reporte de Recaudos por Servicio de Registro Civil". El procedimiento a seguir tal como lo precisa la Registraduría en oficio GAF-235 de agosto de 2011, es el siguiente:

Del Procedimiento para el Registro de la Producción Recaudo por Concepto de Registro Civil de las Notarías.

1. Los campos de la información que debe contener cada hoja de cálculo se encuentran descritos en el encabezado de cada columna. El Formato para el Reporte de Recaudos por Servicio de Registro Civil será enviado a su correo electrónico.

2. A partir de la fecha, los Notarios deberán enviar la hoja Excel denominada Formato para el Reporte de Recaudos por Servicio de Registro Civil , únicamente al siguiente correo electrónico recaudos.notaria@registraduria.gov.co , para evitar el envío de los informes en medio físico.

3. Las Notarías, con el fin de salvaguardar esta información, deberán realizar las copias de seguridad; así mismo guardarán copias en archivo físico y medio magnético para la posterior verificación por parte de la oficina que lo requiera.

De las consignaciones:

1. Es requisito indispensable para la aceptación del comprobante de consignación, verificar que el valor consignado corresponda al 10% de lo recaudado por el servicio de expedición de copias o certificados de registro civil, en lo corrido del mes anterior.

2. Es importante tener en cuenta el número del convenio con el Banco Agrario, registrar en la respectiva consignación el nombre y cédula del Notario. En la hoja dos del archivo Excel, enviar escaneada la respectiva consignación realizada por la notaría.

3. En concordancia con lo dispuesto en el artículo 3° de la Resolución número 013 del 18 de enero de 2011, los notarios deberán realizar la consignación dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes siguiente de lo percibido en el mes inmediatamente anterior.

4. La consignación se debe realizar en la Cuenta de Ahorros número 4-0230-300745-9 del Banco Agrario de Colombia, Convenio 11127, a nombre del Fondo Rotatorio de la RNEC, en cualquiera de las sucursales del país.

Cualquier Información con gusto será atendida por la Oficina de Control de Recaudos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Tel: 2202880, exts.: 1326, 1370, 1371; directo 2207645 o al fax 2227252.

Cordialmente, El Superintendente de Notariado y Registro, Jorge Enrique Vélez García.

REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL Formato para el Reporte de Recaudos por Servicio de Registro Civil Convenio número 11127 Banagrario