INSTRUCCION ADMINISTRATIVA CONJUNTA 11 de 2012

Atento saludo señores Notarios:

Mediante Oficio número GALMC 37454 de 2012, radicado con el número SNR2012ER032713, la doctora Amparo de la Cruz Tamayo Rodríguez, Asesora del Grupo Interno de Trabajo de Apostilla y Legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, expone ante esta Superintendencia que "... teniendo en cuenta la aplicación del Decreto 019 de 2012 mediante el cual el Gobierno Nacional busca la interoperatividad entre las entidades, la simplificación y racionalización de trámites para los ciudadanos y de acuerdo con la Circular 132 de 2010, emitida por esa entidad …me permito solicitar el registro de las firmas ante esta Oficina de todos los notarios titulares y encargados para el trámite de Apostilla de documentos que van a surtir efectos en el exterior...".

Como es de su conocimiento, la certificación del ejercicio del cargo de notario tiene aplicación en documentos firmados ante notario o autenticados por este, así como las autorizaciones de salida del país para menores de edad, con el propósito de hacerse valer en el extranjero y que requieren legalización o del trámite de la apostilla ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, bien con destino a los países firmantes del Convenio de La Haya, o para los no integrantes del mismo (Decreto 2092 del 10 de junio de 2010).

Esas firmas y sellos utilizados por los notarios titulares o sus encargados, deben estar registrados en la base de datos de la Coordinación de Asuntos Migratorios, Consulares y de Servicio al Ciudadano del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el fin de facilitar la labor de los funcionarios encargados de revisar los documentos.

Desafortunadamente, muchos de los señores notarios no han cumplido con este requisito, o la impresión de sellos y firmas -dada su antigüedad-, en algunos casos difieren notoriamente de los actualmente utilizados o signados, circunstancia que obliga a que el Ministerio de Relaciones Exteriores niegue la prestación del servicio, lo que genera al usuario una carga económica adicional al tener que desplazarse hasta la Superintendencia a que se le certifique el ejercicio del cargo con base en la información de firmas digitalizadas o con la que se conserva en archivos físicos.

Consecuentemente, a partir de la fecha, anualmente y en forma independiente, los señores notarios remitirán al Ministerio de Relaciones Exteriores, como a esta Superintendencia -Dirección de Gestión Notarial-, tanto en documento físico, como digitalizada, la documentación que adelante se relaciona del notario titular y la de quien lo reemplace durante sus ausencias, esto es, su (s) encargado (s), así:

1. Fotocopia del Decreto o Resolución de nombramiento y acta de posesión.

2. Fotocopia de la actual cédula de ciudadanía.

3. Tarjeta de registro de firmas debidamente diligenciada (Formulario de solicitud de registro de firma adjuntando los documentos anteriormente indicados página web www.cancilleria.gov.co, link, "Registro de firma de funcionario público…").

4. La impresión de sellos y firma (s) oficial del notario titular y de las personas que actúan como notarios en calidad de encargados, estará contenida en hoja (s) tamaño carta u oficio con el membrete de la notaría correspondiente, conforme a la que utilizan para la autorización de actos y contratos, en virtud de su facultad fedante.

Correos electrónicos para el envío de la información:

Ministerio de Relaciones Exteriores: giovanny.angulo@cancilleria.gov.co Superintendencia de Notariado y Registro: gestion.notarial@supernotariado.gov.co, Este instructivo deroga -en lo pertinente de cada una de ellas-, las instrucciones administrativas 01-30 de 2001; 9 de 2007; la Circular 132 de 2010, y demás que le sean contrarias.

Agradezco a ustedes la oportuna gestión que cada Despacho realice.

Atento saludo, Jorge Enrique Vélez García.

(C.F.)