INSTRUCCION ADMINISTRATIVA CONJUNTA 11 de 2006

Apreciado señor Notario:

Estimado señor Registrador Principal:

La última semana de enero del presente año se atendieron en la Superintendencia de Notariado y Registro las consultas de la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio, Confecámaras, y de la Cámara de Comercio de Bogotá, D. C., encaminadas a la aplicación del Decreto 4698 de 2005, "por el cual se reglamenta el Título VI del Libro Primero del Código de Comercio y se dictan otras disposiciones".

Días después y en virtud de la comunicación que recibí del señor Presidente Ejecutivo de Confecámaras, doctor Eugenio Marulanda Gómez, en la que considera necesario "reglamentar el procedimiento que deben adoptar de manera unificada todas la Cámaras de Comercio del país para el registro de los bienes que cumplan con tales condiciones", debo precisarle, señor Notario y señor Registrador de Instrumentos Públicos, algunos puntos que ya son de conocimiento de la mencionada Confederación y que orientan la aplicación del citado decreto.

El asunto común El Decreto 4698 de 2005 en su artículo 7º trae una obligación para las Cámaras de Comercio frente al Registro de Instrumentos Públicos, que dice:

"En los actos de adquisición de bienes sujetos a registro en los cuales se empleen recursos públicos, así como en los registros correspondientes, deberá quedar plenamente identificado su origen y serán registrados a nombre de la correspondiente Cámara de Comercio con la anotación expresa de 'recursos de origen público'.

Parágrafo. Respecto de los bienes sujetos a registro adquiridos con recursos públicos, las Cámaras de Comercio deberán adelantar los trámites correspondientes a su inscripción en el respectivo registro precisando la naturaleza de los recursos utilizados en su adquisición. Para tal efecto, la Superintendencia de Industria y Comercio establecerá la metodología y criterios aplicables, disponiendo para el efecto las Cámaras de Comercio de un plazo no superior a seis (6) meses, contado a partir de la publicación del presente decreto".

Como se ve de manera clara, surgió para las Cámaras de Comercio la obligación respecto a los bienes sujetos a registro que se adquieran o que fueron adquiridos con recursos públicos, de identificar el origen de los dineros utilizados. Realizada esta identificación en la Escritura Pública correspondiente, la anotación registral se hará con la expresión "recursos de origen público".

Solicitud de aplicación de un procedimiento Entiende la Superintendencia de Notariado y Registro, a la luz de los Estatutos del Notariado, Decreto-ley 960 de 1970 y del de Registro de Instrumentos Públicos, Decreto-ley 1250 de 1970, que lo preceptuado en el artículo 7º del Decreto 4698 de 2005 no necesita de una reglamentación legal, por cuanto las disposiciones relativas a Notariado y Registro permiten su aplicación sin ninguna dificultad.

Se trata entonces de dar a conocer, en ejercicio del poder de instrucción y orientación, cómo estima esta Superintendencia que debe aplicarse la norma en comento.

Una primera reflexión Antes de adentrarme en el tema, estimo conveniente seguir el esquema que plantea el artículo 7º del Decreto 4698 de 2005. Entiendo que la norma divide el tema en dos proposiciones: Primera, respecto a la adquisición de bienes sujetos a registro en los cuales se empleen recursos públicos. Y segunda, respecto de los bienes adquiridos con recursos públicos y ya registrados.

Es decir:

1. Referido a las nuevas adquisiciones. Aquellas realizadas después de la entrada en vigencia del Decreto 4698 de 2005.

2. Referido a las adquisiciones preexistentes. Es decir, a los bienes que fueron adquiridos con anterioridad a la entrada en vigencia del Decreto 4698 de 2005, cuyo título se encuentra registrado.

1. Procedimiento "en los actos de adquisición de bienes sujetos a registro en los cuales se empleen recursos públicos" (nuevas adquisiciones).

Responsabilidad del Notario La adquisición de los bienes inmuebles de las Cámaras de Comercio, en lo esencial, se inscriben en las reglas del contrato de compraventa de bienes raíces. "Deberán celebrarse por escritura pública todos los actos y contratos de disposición o gravamen de bienes inmuebles y en general aquellos para los cuales la ley exija esta solemnidad".

El Decreto 4698 de 2005 adiciona una exigencia formal. El Notario cuando redacte el instrumento deberá consultar a la Cámara de Comercio el origen de los recursos con los que hace la adquisición del inmueble. Si no lo hace el representante de la Cámara de Comercio, como otorgante, identificará el origen del recurso.

Esta declaración se hará en el proceso de perfeccionamiento de la Escritura Pública durante la etapa conocida como "recepción" 2 y el Notario la autorizará una vez firmada por los otorgantes.

Cuantía del acto notarial En las nuevas adquisiciones de bienes inmuebles las Cámaras de Comercio quedan sometidas a las tarifas señaladas en el artículo 1º, ordinal b), de la Resolución 7200 de 2005, "por la cual se actualizan las tarifas notariales, los rangos de los actos y el valor de los aportes, en el mismo porcentaje de la inflación esperada para el año 2006 y se ajustan a la decena más próxima".

Es decir, será un acto determinado por la cuantía del inmueble. Ello sin olvidar lo señalado por el artículo 219 del Decreto-ley 960 de 1970 3.

Responsabilidad del Registrador de Instrumentos Públicos Los Registradores de Instrumentos Públicos deben tener el cuidado de incluir, para los actos de las Cámaras de Comercio, cuando haya lugar a ello, la anotación "recursos de origen público" en el aparte de los comentarios del Folio de Matrícula Inmobiliaria. Así lo dispone el inciso primero del artículo 7º del Decreto 4698 de 2005.

Cuantía del acto de Registro Los actos que deban inscribirse como compraventas de bienes inmuebles de las Cámaras de Comercio tendrán la tarifa señalada por el artículo 1º, ordinal b), del Decreto 1428 de 2000. El dice:

"La inscripción de los títulos, actos y documentos que de acuerdo con la ley están sujetos a registro, causarán los siguientes derechos a cargo del solicitante: b) En los actos o negocios jurídicos que por su naturaleza tienen cuantía, se aplicará la tarifa del cinco por mil (5 x 1000). En todo caso, el valor mínimo a recaudar por derechos registrales será la suma de ocho mil pesos ($8.000).

Cuando la cuantía del acto consignada en el documento a registrar fuere inferior al avalúo catastral o al autoavalúo, los derechos registrales se liquidarán con base en estos últimos, según el caso".

2. Procedimiento respecto a los bienes inmuebles registrados y adquiridos con recursos públicos (adquisiciones preexistentes)

Responsabilidad del Notario Los bienes inmuebles que son de propiedad de las Cámaras de Comercio, desde antes de la vigencia del Decreto 4698 de 2005, dicha norma les impuso una exigencia formal. El parágrafo del artículo 7º ibidem, prescribió que: "Respecto de los bienes sujetos a registro adquiridos con recursos públicos, las Cámaras de Comercio deberán adelantar los trámites correspondientes a su inscripción en el respectivo registro precisando la naturaleza de los recursos utilizados en su adquisición".

El cumplimiento de la anterior obligación legal implica que por solicitud de la Cámara de Comercio correspondiente y mediante Escritura Pública de aclaración que deberá otorgar el actual titular del derecho, se precisará la naturaleza de los recursos utilizados.

Esta aclaración, mediante escritura pública de un título ya autorizado e inscrito, tiene un preciso fundamento en el mandato legal citado.

Cuantía del acto notarial El artículo 1º del Decreto 1681 de 1996 señala como tarifa que deben cobrar los Notarios, la siguiente:

"La autorización de las declaraciones de voluntad que de conformidad con la ley requieran de la solemnidad de escritura pública, al igual que la de aquellas que los interesados deseen revestir de tal solemnidad, causará los siguientes derechos:

"a) Actos sin cuantía o no determinable. Los actos que por su naturaleza carezcan de cuantía o cuando esta no se pudiere determinar, la suma de treinta y seis mil seiscientos cuarenta pesos ($36.640.00)" 4.

Es obvio que la plena identificación del origen de los recursos utilizados en la adquisición de bienes inmuebles carece de cuantía.

Responsabilidad del Registrador de Instrumentos Públicos Los Registradores de Instrumentos Públicos deben tener la precaución al calificar estos actos de nominarlos con el Código 901, "Aclaraciones" y de utilizar el aparte de los comentarios del Folio de Matrícula Inmobiliaria para incluir la anotación "recursos de origen público". Esta vez el fundamento legal es el parágrafo del artículo 7º del Decreto 4698 de 2005.

Cuantía del acto de Registro Los actos que deban registrarse por compraventas de bienes inmuebles de las Cámaras de Comercio tendrán la tarifa señalada por el artículo 1º, ordinal a), del Decreto 1428 de 2000. El dice:

"Tarifa ordinaria para la inscripción de documentos. La inscripción de los títulos, actos y documentos que de acuerdo con la ley están sujetos a registro, causarán los siguientes derechos a cargo del solicitante: a) La suma de ocho mil pesos ($8.000), por cada uno de los actos que por su naturaleza carezcan de cuantía en el documento objeto de inscripción. Salvo los casos previstos en este decreto, también deberá cancelarse la suma de un mil pesos ($1.000), por cada folio de matrícula adicional donde deba inscribirse el documento;

Parágrafo 1º. Los derechos de registro a que se refiere el presente artículo se causarán separadamente por cada uno de los actos o contratos, aun cuando estos aparezcan contenidos en el mismo instrumento o documento.

Para el caso aquí determinado, la suma a cobrar será la de ocho mil pesos ($8.000), por la inscripción de la Escritura Pública de aclaración. Como es natural, se observará si la Escritura Pública contiene más de un acto para efecto del parágrafo citado y se atenderá la previsión del número de folios de matrículas en que deban hacerse las inscripciones correspondientes.

Conclusión Les solicito, señor Notario y señor Registrador de Instrumentos Públicos, observar con rigor los procedimientos descritos en esta instrucción administrativa que facilitan el cumplimiento de las disposici ones del Decreto 4698 de 2005.

Ustedes comprenderán el interés que tiene para el patrimonio público el asunto aquí tratado.

También les ruego colaborar con las Cámaras de Comercio de acuerdo con la orientación aquí impartida.

Reciban, señor Notario y señor Registrador de Instrumentos Públicos, mis sentimientos de consideración.

Manuel Guillermo Cuello Baute.