INSTRUCCION ADMINISTRATIVA CONJUNTA 5 de 2013

Atento saludo señores Registradores:

En ejecución del Proyecto de la Implementación de la Interrelación registro catastro, y en relación con el Proceso de Depuración de Índices de Propietarios que se lleva a cabo en las ORIP, se observa que existe un alto número de anotaciones que no se han podido depurar: i) bien por falta del número de identificación de los intervinientes en el título o documento sujeto a registro, o ii) por cuanto el funcionario calificador al momento de incluir los datos de identificación de los comparecientes, utiliza el número secuencial que asigna el aplicativo.

Con ocasión de la expedición del nuevo Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos, -Ley 1579 de 2012-, se ordenó en el parágrafo 1° del artículo 10 que: "Las bases de datos de las ORIP, no podrán ser aumentadas con números diferentes a los que corresponda a los documentos de identidad de las personas naturales, o NIT de las personas jurídicas".

Congruente con esta disposición, el parágrafo del artículo 16 del citado Estatuto, consagró una nueva causal para negar la inscripción de un título o documento sujeto a registro, cuando en el mismo se omita el número del documento de identificación de los intervinientes.

En cumplimiento de este mandato y con el fin de contrarrestar la generación de números secuenciales en el trámite del registro inmobiliario, por parte de esta Superintendencia se ha dispuesto incluir en el listado de causales de devolución de documentos, el siguiente texto en el acápite de aspectos generales (100): "#0145 falta citar documento de identificación de la(s) persona(s), sobre la (s) cual (es) recae la medida judicial, administrativa o arbitral (artículos 10, 16, parágrafo 1° y 31 Ley 1579 de 2012) ".

Para tales efectos, ya se creó en el sistema SIR, la mencionada causal a partir del 26 de agosto de 2013; para el aplicativo folio, teniendo en cuenta que son Bases de Datos Locales, se está implementando este código por parte del grupo de asistencia técnica, de la oficina de Informática de la entidad.

Por lo expuesto, en lo sucesivo, todas las entidades públicas y privadas, así como los diferentes estamentos del sector judicial y administrativo, tendrán en cuenta proferir decisiones que afecten el registro inmobiliario, lo dispuesto en la Ley 1579 de 2012, específicamente en este aspecto del número de identificación de personas sobre quienes recae la medida judicial, administrativa o arbitral.

No obstante, de manera atenta y respetuosa solicito a ustedes, que por conducto de cada una de sus oficinas, se dé traslado de este instructivo a las autoridades judiciales y administrativas, así como a los establecimientos públicos del orden municipal que correspondan a la circunscripción territorial de su respectivo círculo registral.

Igualmente, deberá publicarse en un lugar visible de la oficina de registro, así como en el Diario Oficial.

Cordial saludo, Jorge Enrique Vélez García, Superintendente de Notariado y Registro.

(C.F.)