INSTRUCCION ADMINISTRATIVA CONJUNTA 2 de 2003

En razón a las complicaciones que generaban los envíos de informes a las diferentes dependencias de esta entidad, se ha diseñado el formato denominado "Informe Estadístico Notarial", con el fin de que los distintos datos referidos a la actividad notarial queden recopilados en un solo informe, el cual deberá ser remitido dentro de los primeros quince (15) días de cada mes (el mes de enero de 2003 deberá presentarse a más tardar el día 20 de febrero), al Grupo Cuenta Especial de Notariado quien se encargará de distribuir la información pertinente a la Superintendencia Delegada para el Notariado, a la Oficina Asesora de Planeación e Informática y al Grupo de Tesorería.

Como quiera que la Instrucción Administrativa número 17 del 4 de octubre de 2000 establecía la obligatoriedad de remitir a la Superintendencia Delegada para el Notariado los formularios correspondientes a la presentación y pago del IVA, retención en la fuente y aporte especial para la administración de justicia, estos deberán anexarse al Informe único notarial previo el diligenciamiento de la casilla denominada "Detalle de los pagos a la DIAN".

Por otra parte, con relación a la cuenta única notarial, creada mediante la Ley 788 de 2002 (Estatuto Tributario), me permito solicitarles que se adjunte al informe único, fotocopia legible del extracto bancario de dicha cuenta, así como los recibos de consignación por concepto de aportes y recaudos a esta Superintendencia.

En este orden de ideas, y con el fin de facilitar el correcto diligenciamiento del Informe Estadístico Notarial me permito adjuntar a la presente las instrucciones pertinentes.

Con fundamento en lo anteriormente expuesto, la presente instrucción administrativa deja sin efecto la Instrucción número 17 de 2000 y las que le sean contrarias.

Ordénese su publicación en el Diario Oficial y la página web de la entidad y alléguese copia de la misma a todos los notarios del país.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

El Superintendente de Notariado y Registro, José FÉLIX Lafaurie Rivera.

INFORME ESTADÍSTICO NOTARIAL Instrucciones para el diligenciamiento La presentación del formulario debe hacerse todos los meses a más tardar el día 15 de cada mes, diligenciando los datos del período comprendido por los días que actuó como notario la persona que presenta el informe. La información debe estar referida al mes inmediatamente anterior al de la fecha en que se reporta el formulario diligenciado.

Sección A.

Información general En la Sección A se diligencian los datos correspondientes a la notaría y al notario de la siguiente manera:

Notaría. Identifica la notaría como única o el número si hay varias en el círculo.

Círculo. Identifica el municipio donde funciona la notaría.

Departamento. El nombre del departamento al que corresponde el municipio.

Categoría. De primera, segunda o tercera.

Titular. Marcar X en la casilla determinando si es notario titular o encargado.

NIT. Identificación tributaria del notario.

Código. El asignado por la Superintendencia de Notariado y Registro.

Subsidiada. Indicar si la notaría es subsidiada o no.

Período al que corresponde el reporte. Relacionar los días, el mes y año al que corresponde el informe.

Cambio de dirección. Indicar si ha presentado cambios de sede, teléfono, fax y E-mail.

Nueva dirección. De haber cambio informarlo.

Sección B.

Escrituración La Sección B hace referencia a la escrituración del mes, que servirá de base para la liquidación de los aportes y recaudos según el tipo de escrituras autorizadas por el notario.

Número de escrituras. Anotar el número de la primera y la última escritura autorizada en el respectivo mes y el total de las mismas.

Escrituras repetidas. El total de ellas y sus respectivos números.

Escrituras exentas. Totalizar estas escrituras y escribir sus respectivos números.

Instrumentos no autorizados. Anotar el total y establecer el número de cada uno de los instrumentos no autorizados.

Total escrituras VIS. Cantidad de escrituras de vivienda de interés social autorizadas discriminando sus números.

Escrituras según la tarifa aplicable Determinar la cantidad de escrituras, el valor de los aportes por escritura, el total del aporte, y los recaudos para el Fondo Cuenta Especial de Notariado y la Tesorería de la Superintendencia, diferenciando las escrituras de Tarifa Plena y las de Tarifa Especial.

Sección C.

Aportes especiales La Sección C contiene los datos relacionados con los aportes especiales que se deben cancelar por escrituras que conforme a los artículos 25 y 26 de la Resolución número 4105 de diciembre 17 de 2002 originen dicho aporte.

Detalle de los aportes. Anotar el número de la escritura, la fecha, el valor de la transacción y el valor del aporte especial.

Total consignado mes. Escribir el valor de los aportes especiales consignados en el período.

Banco. Nombre del banco donde realizó la transacción.

Cuenta No. El número de la cuenta donde se consignó el aporte especial.

Sección O.

Detalle de los pagos a la DIAN Valor IVA. Relacionar el pago efectuado a la DIAN por este concepto, el bimestre correspondiente y la fecha de pago.

Valor retefuente. Determinar el valor de la Retención, el período al que corresponde y la fecha de pago discriminando día, mes y año.

Administración de justicia (Ley 6ª de 1992). Fecha del pago realizado por este concepto, detallando día, mes y año.

Sección P.

Novedades del mes Relacionar en cada una de las casillas las novedades relacionadas con la separación del ejercicio de la función notarial y bajo qué figura, citando el número y la fecha del acto administrativo por el cual se realizó el respectivo encargo.

Sección Q.

Declarante Escribir el nombre de la persona que preparó el informe, la fecha de elaboración del mismo y el sello de la notaría.

ANEXOS Adjuntar al formato diligenciado copias de los volantes de consignación, extractos bancarios de la Cuenta Única Notarial y los formatos de IVA, Retención en la fuente y Administración de Justicia.

Firma del notario. El Notario suscribe este formato bajo la gravedad del juramento, garantizando con ello la veracidad de la información contenida en el mismo.