INSTRUCCION ADMINISTRATIVA CONJUNTA 1 de 2010

Señor Notario:

Como es de su conocimiento, el fallo proferido por la Sala Plena de la honorable Corte Constitucional, Sentencia SU 913 de 11 de diciembre de 2009, dio lugar a recomponer las listas de elegibles de quienes deben ingresar a la carrera notarial. Esta Superintendencia en ejercicio de sus funciones viene adelantando el proceso necesario para el cumplimiento de la mencionada providencia.

En este sentido, resulta pertinente referirme a aspectos relacionados con la posesión de los notarios para lograr claridad y agilidad en beneficio de quienes entran a formar parte del notariado colombiano y como no, de quienes siguen en él.

Plazos A partir de la comunicación del nombramiento que hizo el Gobierno, el designado cuenta con diez (10) días hábiles para manifestar ante la autoridad nominadora su aceptación del cargo.

Así mismo, el designado debe acreditar que reúne los requisitos exigidos para ejercer el cargo dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha en que reciba el nombramiento, plazo que la ley amplía a tres (3) meses para aquellos que residen en el extranjero.

Presentada la documentación, debe producirse la confirmación y la posesión se surtirá en los diez (10) días siguientes a la fecha de confirmación del nombramiento, salvo caso fortuito debidamente comprobado o prórroga hasta de 30 días, concedida justificadamente por quien hizo la designación.

Al respecto es bueno precisar que "constituye causal de fuerza mayor, aplicable al servidor público, la imposibilidad de separarse del cargo que desempeña mientras su renuncia no sea aceptada y no haga la correspondiente entrega a quien sea designado para reemplazarlo, siempre que en tiempo hábil hubiere aceptado el nombramiento de Notario y cumplido en tiempo los requisitos legales exigidos para la posesión.

En este caso, el término para tomar posesión empezará a contarse una vez efectuada la entrega del cargo" (Decreto 2235 de 1994).

Localización de las notarías Vale la pena recordar que existen notarías que en el momento de su creación no fueron localizadas en una zona determinada de la ciudad; otras que en el decreto de su creación fueron asignadas a una determinada zona o localidad y otras que por resolución de la Superintendencia fueron localizadas en un área determinada.

El artículo 157 del Decreto Ley 960 de 1970, asigna al Superintendente, la determinación de la localización de las notarías en los círculos de primera y segunda categoría, de modo que a los usuarios del mismo les sea posible utilizarlo en la forma más fácil y conveniente de acuerdo con la extensión y características especiales de cada ciudad". (Artículo 157 Decreto 960 de 1970).

Así pues, en ningún caso es posible el cambio de localización de una notaría sin la correspondiente autorización del Superintendente mediante Resolución motivada en el estudio respectivo.

Locales para el funcionamiento de las notarías Para atender este aspecto, debo instruirles sobre el cumplimiento de lo previsto en el artículo 159 del Decreto-ley 960 de 1970, en el artículo 7° del Decreto 2148 de 1983 y las Instrucciones Administrativas 12 de 2007, 05 de 2008 y 01 - 12 de 2001, para la prestación del servicio público notarial.

En observancia de esas normas, la Dirección de Gestión Notarial, atenderá las solicitudes de cambio de local, realizando la visita directamente o por funcionario comisionado, al inmueble propuesto y mediante acta dejará constancia de las condiciones del local y si el mismo es apto para el funcionamiento de un despacho notarial.

La autorización para el cambio de local, se hará mediante resolución proferida por la Dirección de Gestión Notarial.

Como quiera que el cargo se asuma una vez posesionado, se les sugiere que previamente a la confirmación y posesión, se adelanten las gestiones necesarias para la aprobación del local.

Compra del inmueble o contrato de arrendamiento Sobre este aspecto, debo dar alcance a la Instrucción Administrativa número 01-12 de 2001:

Con el objeto de evitar perjuicios resultantes de infructuosas transacciones, previamente a toda negociación de carácter inmobiliario, es necesario que se comunique a esta Superintendencia la ubicación y características del inmueble que se pretende destinar a la sede, a fin de establecer si su ubicación y características es procedente y cumple con las condiciones para la correcta prestación del servicio, y de esta forma impartir la debida aprobación.

Plan de ordenamiento territorial Contiene los lineamientos generales del uso del suelo y de la expansión urbana de la ciudad. En tal sentido, el local seleccionado por el notario y cuya aprobación se busca, debe llenar las exigencias del POT, para cada ciudad.

Con un atento saludo les deseo éxito en las labores que emprenden.

El Superintendente de Notariado y Registro, Orlando Garciaherreros Salcedo.