DECRETO 2809 de 1994

Subtipo: DECRETO ORDINARIO El Presidente de la Rep·blica de Colombia, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales y en especial las conferidas en el artÝculo 34 del Decreto 2157 de 1992,á áá

DECRETA:

á áá

Artículo 1.

║ ApruÚbase el Acuerdo n·mero 002 del 7 de diciembre de 1994 expedido por la Junta Directiva de la Imprenta Nacional de Colombia, cuyo texto es el siguiente: á áá ACUERDO NUMERO 002 DE 1994 áá (diciembre 7) á áá "por el cual se adopta la estructura orgßnica de la Imprenta Nacional de Colombia."á áá La Junta Directiva de la Imprenta Nacional de Colombia, en uso de sus facultades legales y en especial las que le confiere el artÝculo 8║, numeral 6║, de la Ley 109 de 1994 y los estatutos internos de la Empresa,á áá

ACUERDA:

á áá

Capítulo I. ESTRUCTURA ORGANICA

ArtÝculo 1 ║ La estructura orgßnica de la Imprenta Nacional de Colombia serß la siguiente:á áá
1. JUNTA DIRECTIVAá áá
2. GERENCIA GENERALá áá 2.1 OFICINA DE CONTROL INTERNOá áá
3. SECRETARIA GENERALá áá
4. SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERAá áá
5. SUBGERENCIA DE PRODUCCIONá áá
6. SUBGERENCIA COMERCIALá áá
7. SUBGERENCIA EDITORIALá áá

Capítulo II.

Funciones de la estructura orgßnica ArtÝculo 2 ║ Junta Directiva y Gerente General La Junta Directiva y el Gerente General cumplirßn las funciones estipuladas en los estatutos de la Imprenta Nacional de Colombia y en las demßs disposiciones legales vigentes.á áá ArtÝculo 3 ║ Oficina de Control Interno. Son funciones de la Oficina de Control Interno, ademßs de las se±aladas en el artÝculo 12 de la Ley 87 de 1993, las siguientes:á áá
1. Ejercer el control de gesti¾n, financiero y de resultados de la Empresa, de acuerdo con el sistema y procedimientos adoptados.á áá
2. Velar por la correcta aplicaci¾n y utilizaci¾n de los recursos financieros y de los bienes de la Empresa de acuerdo con los planes establecidos.á áá
3. Establecer, en coordinaci¾n con las diferentes Subgerencias, los reglamentos, sistemas, mÚtodos y procedimientos administrativos para el control interno.á áá
4. Preparar y ejecutar los procesos inherentes a la auditoria de sistemas para las aplicaciones y programas que se encuentren instalados en la Empresa.á áá
5. Definir y administrar el sistema de control de calidad de la Empresa, de acuerdo con los parßmetros tÚcnicos existentes sobre la materia.á áá
6. Las demßs funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.á áá ArtÝculo 4 ║ SecretarÝa General. Son funciones de la SecretarÝa General, las siguientes:á áá
1. Asistir y asesorar a la Junta Directiva, Gerencia General y demßs dependencias, en el trßmite y soluci¾n de los asuntos de carßcter jurÝdico-legal que se presenten.á áá
2. Elaborar los minutas de contratos y convenios que deba firmar el Gerente General o sus delegados y los demßs documentos legales que para el efecto requiera la Empresa.á áá
3. Proteger las escrituras, registros de propiedad, convenios, contratos y demßs documentos de carßcter jurÝdico de la Empresa.á áá
4. Conceptuar o elaborar cuando fuere del caso los proyectos de acuerdo, resoluci¾n, contratos, convenios y demßs documentos legales que requiera la Empresa.á áá
5. Dirigir las relaciones laborales de la Empresa y velar por el cumplimiento y aplicaci¾n de las normas del rÚgimen disciplinario, rÚgimen interno de trabajo y demßs disposiciones de administraci¾n de personal.á áá
6. Atender permanentemente los procesos en que sea parte la Empresa e informar sobre su estado a la Gerencia General.á áá
7. Desarrollar las acciones y procesos legales que se deben llevar a cabo para la recuperaci¾n de la cartera morosa de la Empresa.á áá
8. Refrendar los actos administrativos que expida la Gerencia General, cuando asÝ se requiera.á áá
9. Elaborar los contratos de trabajo y los proyectos de resoluci¾n que sean necesarios.á áá
10. Organizar las reuniones, los documentos y estudios que han de ser presentados a consideraci¾n de la Junta Directiva, de acuerdo con las normas legales vigentes.á áá
11. Ser Secretario de la Junta Directiva.á áá
12. Las demßs funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.á áá ArtÝculo 5 ║ Subgerencia Administrativa y Financiera. Son funciones de la Subgerencia Administrativa y Financiera, las siguientes:á áá
1. Asistir a la Gerencia General en la determinaci¾n de objetivos,estrategias y metas relacionados con la administraci¾n y gesti¾n financiera de la Empresa.á áá
2. Dirigir, coordinar y controlar la ejecuci¾n de los programas y actividades relacionadas con los asuntos financieros, de administraci¾n de personal, de sistemas e informßtica y de servicios administrativos de la Empresa.á áá
3. Formular y elaborar el plan, los programas y los proyectos de desarrollo para el cumplimiento de los objetivos y funciones de la Empresa y dise±ar los indicadores de gesti¾n y de resultados para el adecuado seguimiento y control de los mismos.á áá
4. Administrar y aplicar la escala salarial, elaborar la n¾mina y efectuar la liquidaci¾n de las prestaciones sociales de los empleados y trabajadores de la Empresa.á áá
5. Ejecutar y supervisar los procesos de adquisici¾n, almacenamiento y llevar los inventarios de los bienes de propiedad de la Empresa.á áá
6. Elaborar el plan de compras de los bienes de consumo y devolutivos para el funcionamiento interno de la Empresa y supervisar la ejecuci¾n de la polÝtica de seguros de los bienes de la Empresa.á áá
7. Preparar el presupuesto de gastos e inversiones de la Empresa, los estudios, anßlisis y proyecciones financieras requeridas y orientar su correcta ejecuci¾n.á áá
8. Dirigir, coordinar y supervisar los sistemas de administraci¾n y registro de contabilidad, costos, presupuesto, tesorerÝa y financieros de la Empresa.á áá
9. Elaborar los estudios administrativos referentes a los estatutos, estructura orgßnica y de racionalizaci¾n y modernizaci¾n de los sistemas, procedimientos y mÚtodos administrativos de la Empresaá áá
10. Dirigir la elaboraci¾n de dise±os y sistemas de computarizaci¾n que sean requeridos para el desarrollo de las actividades de la Empresa.á áá
11. Programar, en coordinaci¾n con las distintas dependencias, programas y aplicaciones tendientes a la sistematizaci¾n integral de la Empresa.á áá
12. Dirigir y supervisar los programas de seguridad industrial de la Empresa.á áá
13. Las demßs funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.á áá ArtÝculo 6 ║ Subgerencia de Producci¾n. Son funciones de la Subgerencia de Producci¾n, las siguientes:á áá
1. Asistir a la Gerencia General, a la Subgerencia Comercial y a la Subgerencia Editorial en la determinaci¾n de las polÝticas, objetivos, estrategias y metas relacionadas con las impresiones y ediciones que realiza la Empresa.á áá
2. Planear, dirigir, coordinar y controlar el proceso de impresi¾n de la Empresa.á áá
3. Realizar los estudios de investigaci¾n operativa, con el fin de determinar costos, tiempos, lÝneas mßximas de producci¾n mßs eficientes y adecuados para el proceso industrial.á áá
4. Ejecutar los procesos de impresi¾n del DIARIO OFICIAL, las Gacetas, y las ediciones de los trabajos contratados con las entidades p·blicas, de acuerdo con los programas definidos.á áá
5. Determinar con la Subgerencia de Comercializaci¾n la cantidad de pedidos que se pueden satisfacer, de acuerdo con la capacidad operativa y trabajos en proceso.á áá
6. Presentar a la Gerencia general los cambios tecnol¾gicos que sean necesarios efectuar al proceso productivo, para su estudio e inclusi¾n en el plan de desarrollo.á áá
7. Determinar los mßximos y mÝnimos de existencia de materiales e insumos para la producci¾n de impresos.á áá
8. Recibir, almacenar, registrar, custodiar y distribuir los materiales, insumos, elementos, bienes y demßs equipos que son empleados y requeridos para el proceso industrial de la Empresa.á áá
9. Efectuar la revisi¾n y mantenimiento preventivo de la maquinaria y demßs equipos empleados en el proceso industrial y coordinar con las firmas especializadas la ejecuci¾n de las reparaciones de la misma.á áá
10. Desarrollar programas de adiestramiento e instrucci¾n tecnol¾gica para la operaci¾n y manejo de los equipos y maquinaria instalados.á áá
11. Las demßs funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.á áá ArtÝculo 7 ║ Subgerencia Comercial. Son funciones de la Subgerencia Comercial las siguientes:á áá
1. Asistir a la Gerencia General, a la Subgerencia de Producci¾n y a la Subgerencia Editorial en la determinaci¾n de las polÝticas, objetivos, estrategias y metas relacionadas con las impresiones y ediciones que realiza la Empresa.á áá
2. Definir, en coordinaci¾n con la Gerencia General, la polÝtica general de comercializaci¾n de la Empresa, sus instrumentos y estrategias.á áá
3. Participar en el cßlculo y determinaci¾n de los costos y precios por concepto de la impresi¾n y edici¾n de las publicaciones que se comercialicen.á áá
4. Determinar los criterios y parßmetros para contratar los estudios de mercadeo y publicidad necesarios para la comercializaci¾n de los productos de la Empresa.á áá
5. Establecer indicadores de medici¾n del logro de los objetivos y programas de comercializaci¾n de productos y efectuar su seguimiento y control de ejecuci¾n de los mismos.á áá
6. Supervisar y verificar permanentemente los sistemas de atenci¾n al cliente.á áá
7. Realizar la venta de los impresos y ediciones que son producidos por la Empresa, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.á áá
8. Atender los reclamos, quejas y observaciones presentados por los clientes cuando se presenten deficiencias en la prestaci¾n de los servicios de la Empresa.á áá
9. Organizar y administrar el archivo de documentos, diarios, gacetas, boletines, folletos y demßs publicaciones elaborados en la Empresa, para su consulta e informaci¾n por parte de la comunidad.á áá
10. Las demßs funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.á áá ArtÝculo 8 ║ Subgerencia Editorial. Son funciones de la Subgerencia Editorial, las siguientes:á áá
1. Asistir a la Gerencia General, a la Subgerencia Comercial y a la Subgerencia de Producci¾n en la determinaci¾n de las polÝticas, objetivos, estrategias y metas relacionados con las impresiones y ediciones que realiza la Empresa.á áá
2. Analizar y revisar previamente el contenido de las obras para sugerir o recomendar al autor o autores los cambios o ajustes que sean necesarios introducir a la misma, para perfeccionar y mejorar su calidad.á áá
3. Realizar en coordinaci¾n con las Subdirecciones Comercial y de Producci¾n, los estudios y anßlisis previos requeridos para conocer la viabilidad comercial o de producci¾n de los trabajos a ser contratados.á áá
4. Realizar los contactos, negociaciones y acuerdos requeridos con los autores de las diferentes obras, publicaciones o ediciones que se proyecten hacer, para definir el contrato, la forma, tiempo, caracterÝsticas de la impresi¾n, pago de regalÝas y demßs variables tÚcnicas, financieras o administrativas que sean requeridas.á áá
5. Dise±ar y definir las caracterÝsticas grßficas de las diferentes impresiones y ediciones que elabore la Empresa.á áá
6. Analizar, controlar y efectuar los trßmites requeridos sobre derechos de autor, contratos de edici¾n, pagos de regalÝas y dep¾sito legal de las obras publicadas por la Empresa, de acuerdo con las normas legales vigentes sobre la materia.á áá
7. Coordinar con la SecretarÝa General la defensa, judicial de los derechos de autor de las personas o las entidades que contratan los trabajos con la Empresa.á áá
8. Las demßs funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.á áá

Capítulo III.

Ërganos de asesorÝa y coordinaci¾n ArtÝculo 9 ║ ComitÚ de Planeaci¾n. El ComitÚ de Planeaci¾n de la Imprenta Nacional de Colombia, estarß integrado por:á áá
- El Gerente General, quien lo presidirß.á áá
- El Jefe de la Oficina de Control Interno.á áá
- El Secretario General.á áá
- Los Subgerentes.á áá El Gerente General podrß invitar a las sesiones a todas aquellas personas que considere necesario, dependiendo de los asuntos que se traten.á áá El Subgerente Administrativo y Financiero harß las veces de Secretario del ComitÚ.á áá Son funciones del ComitÚ de Planeaci¾n de la Imprenta Nacional de Colombia, las siguientes:á áá
1. Sugerir sistemas de coordinaci¾n funcional en la ejecuci¾n de los programas y demßs actividades de la Empresa.á áá
2. Asistir al Gerente General en la fijaci¾n y evaluaci¾n de las polÝticas, planes y programas para el cumplimiento de los objetivos institucionales.á áá
3. Estudiar y analizar previamente los asuntos que deban ser tratados por la Junta Directiva.á áá
4. Recomendar modificaciones o ajustes a los planes generales de la Empresa de acuerdo con los resultados obtenidos.á áá
5. Recomendar prioridades en la ejecuci¾n de los programas en sus diferentes niveles.á áá
6. Analizar y emitir concepto en relaci¾n con planes parciales o especiales cuando asÝ lo solicite la Gerencia General.á áá
7. Las demßs funciones de asesorÝa y coordinaci¾n general que para la mejor integraci¾n de los programas de la Empresa fueran acordadas por el propio comitÚ o se±aladas por el Gerente General.á áá El Gerente General reglamentarß el funcionamiento del ComitÚ de Planeaci¾n, del cual se llevarßn las actas de las reuniones correspondientes, decisiones adoptadas, compromisos adquiridos o asignados a las dependencias, evaluaci¾n y seguimiento de los resultados.á áá

Capítulo IV.

Disposiciones varias ArtÝculo 10. Grupos y ßreas de trabajo internos. El Gerente General de la Imprenta Nacional de Colombia queda facultado para crear, suprimir y organizar ßreas, grupos de trabajo o proyectos especÝficos en la SecretarÝa General y en las Subgerencias establecidas en la estructura interna, de acuerdo con las necesidades que se presenten en los programas, determinßndoles las funciones correspondientes, con el fin de desarrollar con eficiencia y eficacia los objetivos, polÝticas y planes de la Empresa.á áá ArtÝculo 11. Vigencia. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su aprobaci¾n por el Gobierno Nacional y deroga las demßs disposiciones que le sean contrarias.á áá ComunÝquese y c·mplase.á áá Dado en SantafÚ de Bogotß, D.C., a 7 de diciembre de 1994.á áá El Presidente,á áá (Fdo.) Fernando Silva GarcÝa. á áá El Secretario ad hoc,á áá (Fdo.) Carlos H. RodrÝguez G.╗ á áá

Artículo 2.

║ El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicaci¾n y deroga las demßs disposiciones que le sean contrarias.á áá PublÝquese, comunÝquese y c·mplase.á áá Dado en SantafÚ de Bogotß, D.C., a 22 de diciembre de 1994.á áá ERNESTO SAMPER PIZANO á áá El Ministro de Justicia y del Derecho,á áá NÚstor Humberto MartÝnez Neira. á