DECRETO 998 de 1997

Subtipo: DECRETO REGLAMENTARIO El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 2ş de la Ley 80 de 1989 seńala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) preceptúa: "Fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y Programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva";

Que el artículo 8ş del Decreto 1777 de 1990 establece las funciones de la Junta Directiva y su literal c) dispone: "Expedir normas y reglamentos generales sobre organización de los archivos, administración y gestión de documentos, descripción, investigación, consulta, reprografía, certificación, transferencias, retención, selección y conservación de documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional";

Que en desarrollo de la facultad anterior, la junta Directiva adopto y expidió el reglamento general de archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico del país, mediante Acuerdo número 07 del 29 de junio de 1994;

Que el artículo 2ş del Decreto 1382 de 1995, ordenó a los secretarios generales de los organismos nacionales efectuar la transferencia de la documentación histórica al Archivo General de la Nación,

DECRETA:

Artículo 1ş. De conformidad con lo seńalado en el artículo 2ş del Decreto 1382 de 1995 y en concordancia con los artículo 5ş y 24 del Acuerdo 07 de 1994, deberá transferirse al Archivo General de la Nación, bajo la responsabilidad de los Secretarios Generales, toda la documentación de los fondos acumulados existentes en los archivos históricos, producidos hasta el ańo de 1970 en las entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva, entendiéndose por tales: la Presidencia de la República, la Vicepresidencia, los Ministerios, los Departamentos Administrativos y las Superintendencias.

Parágrafo.
El Ministerio de Defensa, el Departamento Administrativo de Seguridad, el Departamento Administrativo Nacional de Estadística y el Departamento Administrativo de la Función Pública, por la naturaleza de la información que manejan y por estar regidos por normas especiales, sólo estarán obligados a transferir la documentación de los fondos acumulados existentes en sus archivos históricos que tengan cincuenta (50) o más ańos de antigüedad, previo acuerdo con el Archivo General de la Nación.

Artículo 2.

ş. Los organismos del orden nacional adscritos o vinculados a los Ministerios y Departamentos Administrativos, transferirán la documentación histórica a su respectivo archivo histórico creado en cada una de las entidades.

Artículo 3ş. La documentación producida por los organismos del orden nacional adscritos o vinculados a los Ministerios y Departamentos Administrativos, cuyo campo de acción sean los departamentos o los municipios, transferirán la documentación histórica a su respectivo archivo histórico creado en cada una de las entidades y en su defecto en custodia a los archivos del orden departamental o municipal con el fin de conservar e incrementar el patrimonio histórico documental de la respectiva región.

Artículo 4ş. Los organismos del orden nacional de las ramas del poder público Legislativa, Judicial y los órganos autónomos y de control transferirán la documentación histórica a su respectivo archivo histórico creado en cada una de las entidades, y en su defecto en custodia al Archivo General de la Nación, al archivo del orden departamental, municipal o distrital, según el caso.

Artículo 5ş. Para la transferencia de la documentación histórica de los fondos acumulados correspondientes a los organismos nacionales del Sector Central de la Rama Ejecutiva al Archivo General de la Nación, deberán seguirse los siguientes lineamientos:

1. La entidad que transfiere deberá elaborar en forma conjunta con el Archivo General de la Nación el plan de transferencias documentales de acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidas por aquél.

2. La entidad que transfiere deberá asignar a uno de sus funcionarios de planta para que actúe como coordinador en la transferencia y en la aplicación de los procesos técnicos de valoración, selección y eliminación. Cómo garantía de las condiciones óptimas estos procesos se podrán ejecutar en las instalaciones del Archivo General de la Nación.

3. La documentación transferida sólo se incorporará al acervo documental del Archivo General de la Nación cuando sobre la misma se agoten las etapas de valoración, selección, eliminación y organización. Como constancia de lo anterior se levantará un acta firmada por las entidades intervinientes y se elaborará un inventario definitivo donde se consigne el número e identificación de carpetas, procedencia, asunto o contenido, fechas extremas y número de folios.

Artículo 6.

ş. El presente Decreto rige a partir de su publicación.

Publíque se, comuníquese y cúmplase.

Dado en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 8 de abril de 1997.

ERNESTO SAMPER PIZANO El Ministro del Interior, Horacio Serpa Uribe.