CIRCULAR EXTERNA 5 de 1996

Como el artículo 19 de la Ley 222 del 20 de diciembre de 1995 incorporo al régimen societario colombiano las "reuniones no presenciales", y esa disposición lega ha suscitado algunas preocupaciones, entre ellas las que tiene que ver con l presencia del delegado de esta superintendencia, hemos considerado conveniente precisar el criterio de este Despacho sobre este asunto, así:

1. La convocatoria no es requisito esencial

Según el artículo 186 del Código de Comercio, para la debida conformación y funcionamiento de las asambleas y juntas de socios es necesario cumplir lo prescrito en la ley o en los estatutos en cuanto a convocación y quórum. Sin embargo, el requisito de la convocatoria previa puede obviarse cuando quiera que en al reunión respectiva se halle representada la totalidad de los asociados, conforme lo dispuesto en el artículo 182 ibidem, de donde resulta claro que las reuniones de estos órganos sociales pueden llevarse a cabo con previa citación o sin ella, según sean las condiciones en que acudan las accionistas o socios.

2. Requisitos esenciales de las "reuniones no presenciales"

Teniendo en cuanta que el artículo 186 del Código de Comercio no alude a la convocatoria como presupuesto para la existencia de las "reuniones no presenciales", los requisitos esenciales de estas reunión, se resumen en la participación de todos los socios o de todos los miembros de la Junta Directiva en su caso a la utilización de un medio susceptible de probarse.

De acuerdo con la regla general mencionada, estas reuniones pueden obedecer a la determinación concreta de sesionar conforme a las nuevas condiciones que permite la ley; o una citación o convocatoria previa, ya sea que ésta se efectué inicialmente para una reunión presencial que luego se realice bajo la modalidad de no presencial, o que desde un comienzo se realice para promover una reunión no presencial a la cual los socios o administradores asistirán preparados, gracias a la antelación.

3. Solicitud para que envíe delegado

La solicitud del delegado de la Superintendencia de Sociedades, tratándose de sociedades sujetas a su vigilancia, deberá efectuarse con ocho días de antelación a la reunión no presencial cuando quiera que la misma se vaya a realizar en virtud de una citación o convocatoria hecha con una antelación no inferior a la indicada. En los demás casos, la solicitud del delegado se hará en el momento que se programe al realización de la correspondiente reunión.

4. Funciones del delegado

Del parágrafo del artículo 19 de la Ley 222 es dable inferir que la función primordial que está llamado a cumplir el delegado de la Superintendencia de Sociedades, es la de verificar la realidad e idoneidad del medio que se emplee para surtir la comunicación entre los asociados o miembros de la Junta Directiva, pues no a otra conclusión permite llegar la exigencia de la prueba a que hace alusión la norma para el caso de las sociedades no sujetas a vigilancia.

5. Participación y presencia del delegado

En uno u otro evento y teniendo en cuenta la función del delegado, u presencia se cumplirá en las oficinas donde funciones la administración de la sociedad, en cualquiera de los lugares donde se esté surtiendo la comunicación e inclusive desde la misma superintendencia de otro lugar a través del medio técnico que le permite enterarse del desarrollo de la reunión, si ello es posible de acuerdo con los equipos de que disponga.

6. Indicación de medios técnicos.

Para este propósito, las sociedades cuyas asambleas, juntas de socios o juntas directivas vayan a celebrar reunión no presenciales, al solicitar delegado deberán informarle a la Superintendencia de Sociedades cuál es el medio que se proyecta utilizar, y cuáles son las condiciones y elementos técnicos de acceso al sistema de participación dentro del mismo.

7. Ausencia de delegado.

De conformidad con el numeral 32, del artículo 2° dl Decreto 1080 del 19 de junio del presente año, a través del cual se restructuró la Superintendencia de Sociedades, esta Entidad solo enviará delegados a las reuniones no presenciales, en la medida en que hubiere disponibilidad de personal y presupuesto para ese fin. De ahí resulta que si esta Superintendencia no pudiera atender la solicitud que se le formule para estos efectos, la reunión podrá realizarse siempre que se cumplan los requisitos esenciales que determinan su procedencia, sin que la ausencia del delegado pueda verse como causa de inexistencia nulidad o ineficacia.

Cordialmente, Darío Laguado Monsalve, Superintendente de Sociedades.