CIRCULAR EXTERNA 3 de 1994

Teniendo en cuenta el artículo 6° del Decreto 2650 citado, permite que para la identificación de las clases, grupos, cuentas y subcuentas, se pueden utilizar internamente códigos diferentes, caso en el cual debe elaborarse una tabla de equivalencias para dichas codificaciones, resulta conveniente hacer las siguientes precisiones respecto a la aplicación de dicha tabla:

1. La tabla de equivalencia es un instrumento excepcional previsto en el referido Decreto como un mecanismo que tiene como finalidad obvia el que los entes económicos con sistemas complejos de información contable debidamente organizados, que incluyen la utilización uniforme de codificaciones y denominaciones en el registro de sus cuentas, puedan sustituir, para efectos de manejo e información exclusivamente interna, la utilización del Plan Único de Cuentas.

Dado este carácter excepcional, quienes utilicen dichas tablas, podrán hacerlo permanentemente y no sólo para el año 1994, sin estar obligados a utilizar registros en comprobante contable con la codificación establecida en el Decreto 2650 de 1993.

2. Así mismo, con referencia a los registros en los libros oficiales, éstos deberán hacerse por lo menos mensualmente, utilizando el sistema PUC hasta el nivel de cuentas o de cuatro dígitos tanto en su estructura, como en sus denominaciones y códigos.

3. En cuanto a la obligación de tener dicha tabla a disposición de quien lo solicite, debe señalarse que tal obligación se entiende únicamente en relación con las personas o entidades que de conformidad con la ley tengan la potestad de inspeccionar o examinar los libros y papeles del ente económico.

4. Cuando se utilice tabla de equivalencia, debe hacerse como mínimo a nivel de cuatro (4) dígitos pero en tal caso, la sociedad debe preveer mecanismos que le permitan en todo momento atender los requerimientos que le formule la Superintendencia y otra entidad pública respecto a la convertibilidad al sistema PUC de cualquier clase, grupo, cuanta o subcuentas.

Cordialmente, Superintendencia de Sociedades, Sergio Quiroz Plazas.