CIRCULAR EXTERNA 23 de 1999

Estimados señores:

1. Los interesados deberán presentar solicitud de aceptación del compromiso, mediante comunicación firmada por los representantes legales de las empresas participantes dirigida al Superintendente Delegado para la Protección al Consumidor de la Superintendencia de Industria y Comercio en los siguientes términos:

"Señor Superintendente Delegado para la Protección al Consumidor Por medio de la presente solicito (amos) la aprobación del proyecto (nombre del proyecto) que comprende la instalación, puesta en marcha y obtención de la acreditación del laboratorio requerido para la verificación de los requisitos oficializados obligatorios correspondientes a la norma técnica colombiana oficial obligatoria (indicar las normas objeto del compromiso), para lo cual anexo (amos) el formulario respectivo debidamente diligenciado.

De ser aceptado por ustedes, dicho formulario constituirá el compromiso en firme de nuestra parte y asumiremos la responsabilidad por su cumplimiento.

A la vez, nos comprometemos a mantener los procedimientos de autocertificación que aseguren el cumplimiento de la(s) norma técnica colombiana oficial obligatoria(s) en referencia y a tenerlos a disposición de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Atentamente, Representante(s) Legal(es) de las empresas participantes del compromiso".

2. A la solicitud se deberá acompañar la información sobre el proyecto a desarrollar, la cual deberá contener, como mínimo, lo siguiente:

2.1. NOMBRE DEL PROYECTO (Señalar además si se trata de un fabricante o importador)

2.2 OBJETO (Describir el objeto del proyecto especificando la(s) NORMA TECNICA COLOMBIANA OFICIAL OBLIGATORIA(S) en referencia)

2.3. PARTICIPANTES (Indicar la(s) empresa(s) que suscriben el compromiso)

2.4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES El solicitante del compromiso deberá presentar anexo a este formato, un cronograma de actividades en el que se incluirá como mínimo la información presentada en el siguiente esquema, describiendo las acciones, los tiempos y los responsables en la ejecución de cada una de las etapas:

2.4.1 Localización, instalaciones y condiciones ambientales Esta etapa tiene como objetivo identificar el lugar o espacio físico en el cual se van a desarrollar las operaciones relacionadas con el objeto social del laboratorio de pruebas para verificar el cumplimiento de los requisitos oficiales obligatorios establecidos en la norma técnica colombiana oficial obligatoria, así como también las instalaciones necesarias para la operación del mismo.

2.4.2 Máquinas y equipos Esta etapa tiene como objetivo la adquisición e instalación de las máquinas y equipos necesarios para la realización de los ensayos que se van a acreditar.

2.4.3 Calibración Tiene como objetivo calibrar los equipos y máquinas cuya participación en los procedimientos del laboratorio afecte la confiabilidad de las lecturas y resultados obtenidos.

2.4.4 Manual de procedimientos y manual de calidad Esta etapa consiste en escribir todos los procedimientos que intervienen en la prestación del servicio así como también el manual de calidad del laboratorio.

2.4.5 Planta de personal Para cumplir esta etapa se debe contar con el personal idóneo necesario para desarrollar las actividades relacionadas en el manual de procedimientos y en el manual de calidad.

2.5. ESTADO ACTUAL Cuando el proyecto cuente con condiciones de desarrollo ya incluidas, favor indicarlas:

2.6. INFORME BIMENSUAL DE AVANCE El solicitante del compromiso, una vez éste sea aceptado por la Superintendencia de Industria y Comercio, deberá remitir bimensualmente dentro de los primeros 5 días hábiles de cada mes par, un informe señalando el estado de ejecución del mismo.

2.7. AUTOCERTIFICACION TEMPORAL El solicitante del compromiso deberá asegurar que los productos objeto del mismo cumplan con los requisitos obligatorios de la norma técnica colombiana oficial obligatoria en referencia. Para tal efecto deberá como mínimo obtener los siguientes documentos:

1. Si se trata de un importador, certificado de conformidad de producto expedido por el fabricante del mismo contra la norma técnica colombiana oficial obligatoria o su equivalente internacional.

2. En el caso de un fabricante, certificado de conformidad expedido por los proveedores de las materias primas del producto en referencia.

Lo anterior, sin perjuicio de los demás elementos que se propongan por los solicitantes para asegurar la conformidad con la Norma Técnica Colombiana Oficializada Obligatoria de que se trate.

En cualquier momento la Superintendencia de Industria y Comercio podrá verificar la existencia de estos documentos.

2.8. SUSTITUCION DE LA AUTOCERTIFICACION TEMPORAL En la medida en que se vayan implementando las actividades relacionadas en el numeral 4, se deberá hacer uso de las mismas para asegurar que los productos objeto del compromiso cumplen con los requisitos obligatorios de la(s) norma técnica colombiana oficial obligatoria(s). Al presentar la solicitud de acreditación del laboratorio ante la Superintendencia, se deberán poder verificar todos los requisitos obligatorios de la(s) respectiva(s) norma técnica colombiana oficial obligatoria(s) en el mismo laboratorio objeto de la solicitud.

A manera de ejemplo y para este fin, la(s) empresa(s) puede(n) relacionar las etapas del compromiso e implantar una tabla con las siguientes características:

2.9. ESTABILIDAD FINANCIERA El solicitante deberá estar firmemente consolidado a nivel financiero para asegurar el cumplimiento de la implementación del laboratorio requerido. En tal sentido se compromete a cumplir estrictamente el cronograma relacionado, no pudiéndose avocar la falta de recursos como causal para el no cumplimiento de lo allí señalado.

3. Una vez esta Superintendencia haya dado su aceptación por escrito a la solicitud de compromiso, se entenderá que opera el supuesto al que se refiere el literal b) del artículo 3° de la Resolución 15657 de 1999.

En caso de presentarse alguna observación o no conformidad como resultado de la evaluación adelantada por esta Entidad, ésta será comunicada al interesado para su corrección.

La aceptación del compromiso no implica el no cumplimiento de los requisitos establecidos en la(s) norma técnica colombiana oficial obligatoria(s), ni es impedimento para la verificación del cumplimiento de las actividades que allí se presenten, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio lo considere necesario.

Atentamente, Emilio José Archila Peñalosa, Superintendente de Industria y Comercio.

(C.F.)