CIRCULAR EXTERNA 4 de 2014

1. OBJETO

Que mediante Circular número 001 del 17 de enero de 2014, esta Entidad, instruyó a las Cámaras de Comercio sobre el procedimiento a seguir para realizar la inscripción de los libros de registro de socios o accionistas y, los de actas de asamblea y juntas de socios, que se lleven en medios electrónicos por parte de los comerciantes o inscritos.

Que una vez expedida la citada Circular, la Confederación de Cámaras de Comercio (Confecámaras) [1], solicitó la modificación del numeral 1.1.2.1.3.

2. FUNDAMENTO LEGAL

De acuerdo a lo previsto en los artículos 173 y 175 del Decreto 019 de 2012, se autorizó a los comerciantes para llevar los libros de comercio en medios electrónicos y se estableció la obligación de inscribir en el Registro Mercantil, solamente los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios, siempre que se garantice en forma ordenada la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su conservación, en los términos establecidos por la ley.

A su turno, se expidieron los Decretos 2364 de 2012, "por medio del cual se reglamenta el artículo 7o de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica", y 805 de 2013, "por el cual se reglamenta el artículo 173 del Decreto 019 de 2012". Este último en los artículos 2o, 5o y 9o le asignó a la Superintendencia de Industria y Comercio la facultad de impartir instrucciones a las Cámaras de Comercio, respecto de los siguientes aspectos:

- Implementación del servicio de inscripción de libros de comercio en medios electrónicos.

- Procedimiento para el registro.

- Condiciones y requisitos que deben cumplir las Cámaras de Comercio para la prestación de servicios adicionales.

En concordancia, el numeral 61 del artículo 1o del Decreto 4886 de 2011, determina que dentro de otras funciones, le corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio instruir sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones en las materias objeto de su competencia, fijar los criterios que faciliten su cumplimiento y señalar los procedimientos para su cabal aplicación.

En virtud de todo lo expuesto, se procede a modificar el numeral 1.1.2.1.3 de la Circular única.

3. INSTRUCTIVO

Modificar el inciso primero del numeral 1.1.2.1.3 en el Capítulo Primero del Título VIII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, en los siguientes términos:

"1.1.2.1.3. Conformación de los libros registrados en medios electrónicos Efectuada la inscripción del libro de actas de juntas de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio, por el término de un (1) año, los archivos electrónicos en donde consten las actas de dicho órgano, los cuales deberán ser firmados digital o electrónicamente por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión.

La solicitud de asentar el archivo electrónico contentivo del acta, en el libro correspondiente, deberá estar suscrita digital o electrónicamente por el representante legal, Presidente o Secretario ".

La presente circular empezará a regir a partir de su publicación.

Atentamente, El Superintendente de Industria y Comercio, Pablo Felipe Robledo del Castillo.

(C.F.).

1. Radicado número 14-105270 del 16 de mayo de 2014.