CIRCULAR EXTERNA 2 de 2007

Modificación del literal a) del numeral 5.2 del Capítulo Quinto, Título I de la Circular Unica y adición del numeral 5.7 al Capítulo Quinto, Título I de la Circular Unica.

1. Objeto

Los progresos e innovaciones tecnológicas en el campo de las telecomunicaciones y los programas informáticos, han permitido el surgimiento de nuevos medios de comunicación a través de redes informáticas, las cuales hoy en día están a disposición de los usuarios de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Tales medios de comunicación se concretan en la posibilidad de intercambio real de datos, que permiten la transmisión digital de la información, incluidos los actos administrativos proferidos por la Entidad, de manera descentralizada, respondiendo eficazmente a las nuevas tendencias planteadas con la globalización.

En este sentido, la Superintendencia de Industria y Comercio, como ente encargado de administrar el Sistema Nacional de la Propiedad Industrial, considera importante la implementación de un sistema que permita a los usuarios la notificación en línea de los actos administrativos a través de Internet.

2. Fundamento legal

La Decisión 486 de la Comisión de la Comunidad Andina, en lo relacionado con las notificaciones establece, en el artículo 6°, que "La oficina nacional competente podrá establecer un sistema de notificación que permita comunicar adecuadamente sus decisiones a los interesados".

Asimismo, el artículo 273 de la mencionada Decisión 486, en su inciso 1o, señala que "Para los efectos de la presente Decisión, entiéndase como Oficina Nacional Competente, al órgano administrativo encargado del registro de la Propiedad Industrial".

En Colombia, de acuerdo al numeral 6 del artículo 2° del Decreto 2153 de 1992, a la Superintendencia de Industria y Comercio le corresponde: "Administrar el sistema nacional de la propiedad industrial y tramitar y decidir los asuntos relacionados con la misma".

Igualmente, el numeral 23 del artículo 4o del mismo decreto, consagra la facultad del Superintendente de Industria y Comercio de expedir reglamentos y manuales instructivos que sean necesarios para el cabal funcionamiento de la entidad.

3. Instructivo

3.1 Modifíquese el literal a) del numeral 5.2 del Capítulo Quinto, Título I de la Circular Unica, el cual será del siguiente tenor:

"a) Aquellos actos que pongan fin a una actuación administrativa y los de traslado de solicitudes de cancelación a los titulares de registros, se notificarán personalmente, de conformidad con el trámite previsto en los artículos 44 y siguientes del Código Contencioso Administrativo, o en línea, a través de Internet, de acuerdo con lo establecido en el numeral 5.7 del presente capítulo". 3.2 Adiciónese el numeral 5.7 al Capítulo Quinto, del Título I de la Circular Unica, para incluir el reglamento del Servicio de Notificación en Línea a través de Internet, el cual será del siguiente tenor:

"5.7 Reglamento del Servicio de Notificación en Línea a través de Internet 5.7.1 Requerimientos para acceder al servicio de notificación en línea a través de Internet.

Todo interesado que manifieste expresamente su voluntad de ser notificado por Internet, deberá disponer de una dirección de correo electrónico principal y preferiblemente otra secundaria, habilitadas para ello, que serán las únicas para todas las posibles notificaciones a practicar por la Superintendencia de Industria y Comercio.

El buzón de correo deberá cumplir al menos con los requisitos establecidos en el Manual del usuario, disponible en la página web de la entidad.

5.7.2 Solicitud para acceder al servicio de notificación en línea a través de Internet.

El interesado deberá solicitar por escrito el servicio de notificación por Internet, anexando, debidamente firmado, el convenio del servicio de notificación en línea, el cual se encontrará disponible en la página web de la entidad, indicando la disponibilidad de la o las direcciones electrónicas de correo descritas en el numeral anterior. Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos, la Superintendencia suscribirá el convenio remitido por el solicitante.

5.7.3. Asignación de nombre de usuario y contraseña para la notificación en línea a través de Internet.

Una vez suscrito el convenio de servicio de notificación en línea a través de Internet, la Superintendencia enviará al usuario un correo electrónico informativo, en el cual se asignará un nombre de usuario y dos contraseñas cuyo uso será privativo del usuario y de responsabilidad exclusiva de este.

5.7.4. Para realizar la notificación en línea a través de Internet, se procederá de la siguiente manera:

Proferido un acto administrativo, de los que pueden ser notificados por este sistema, se remitirá a las personas que deban ser notificadas el correspondiente aviso de citación para notificación personal, de acuerdo con lo establecido en el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo, en el que se prevendrá, además, que, si lo prefiere el usuario y ha suscrito el convenio al que se refiere el numeral 5.7.2 de este instructivo y tiene su nombre de usuario y contraseña asignado, podrá notificarse en línea a través de Internet, dentro del mismo término que tendría para la notificación personal.

Para acceder al sistema de notificación en línea a través de Internet, el usuario deberá ingresar en el sitio web habilitado para ello y digitar su nombre de usuario y contraseña, lo cual le permitirá decidir si acepta la notificación por este medio. Surtido este procedimiento, el usuario tendrá acceso al texto del acto administrativo.

La notificación se entenderá surtida desde el momento en que el usuario confirme su decisión de notificarse en línea a través de Internet. Los términos de ejecutoria empezarán a contarse desde el día hábil siguiente al de la fecha de la notificación.

Cuando se trate de un acto administrativo de concesión de un derecho de propiedad industrial, que permita renuncia a términos, estos podrán ser renunciados mediante opción habilitada para este efecto, con lo cual estará disponible, si es del caso, la impresión del respectivo certificado.

5.7.5. Horarios El servicio de notificación en línea a través de Internet estará habilitado las veinticuatro (24) horas, los siete (7) días de la semana. Para efectos de la notificación se utilizará la hora legal de Colombia y la hora de cambio de fecha será a las 0:00 horas.

5.7.6. Texto del acto administrativo El sistema de notificación en línea a través de Internet está habilitado para que una vez notificado el acto, se permita la visualización del mismo, con la opción de guardarlo o imprimirlo. El acto notificado en línea por Internet tiene la validez de una copia simple. Sin embargo, si así lo solicita el usuario al momento de la notificación, podrá ponerse a disposición del mismo, en la Secretaría General de la Entidad, una copia auténtica del acto administrativo una vez notificado".
4. Vigencia La presente circular externa rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.

Atentamente, El Superintendente de Industria y Comercio, Jairo Rubio Escobar.

(C.F.)