Concepto 403 de 2001

CONCEPTO 403 DE 2001 | RADICACIÓN: | OAJ 403, Bogotá D.C., 5 de diciembre de 2001 ---|--- TEMA: | La prescripción y el registro en el sistema de antecedentes disciplinarios Ley 200 de 1995. ** CONSULTA:

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En calidad de sancionada dentro de un proceso disciplinario adelantado en...., en la cuál se desempeñaba como tesorera, solicita la exclusión de su nombre de los registros del sistema por haberse cumplido cinco años.

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CONCEPTO:

** Al respecto, el estatuto Único Disciplinario preceptúa:

_ "Artículo 33.-El registro. Toda sanción disciplinaria impuesta a un servidor público deberá ser registrada en la Procuraduría General de la Nación para que pueda ser consultada por cualquier entidad del estado. La anotación tendrá vigencia y sólo podrá ser utilizada por el término de la inhabilidad correspondiente salvo para los efectos de nombramiento y posesión en los cargos que exigen para su desempeño la ausencia total de sanciones".

_ A su vez, el artículo 102 del Decreto Ley 1421 de 1993 y el artículo 5º numeral 4º del Acuerdo 34 de 1993, atribuyen en forma especial al Personero Distrital la función de expedir certificados sobre antecedentes disciplinarios, como requisitos para tomar posesión de un cargo en el Distrito Capital.

En cumplimiento de lo previsto en las normas transcritas el Personero de Bogotá, mediante la Resolución 624 del 6 de septiembre de 2001, desarrolla la obligación de está Entidad para efectuar el registro de las sanciones disciplinarias impuestas a los empleados públicos.

La resolución 624 de 6 de septiembre de 2001, en el Artículo Cuarto plasma lo anteriormente descrito en la siguiente forma: _"EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO. El Certificado de antecedentes disciplinarios se expedirá de oficio o a petición de parte. En el segundo evento el peticionario debe manifestar en el formato diseñado para el efecto, para qué requiere el certificado, si para posesión simple o posesión en cargos que exigen ausencia total de sanciones"._

El artículo Sexto de la resolución en comento nos señala: _"DEL CERTIFICADO.- El certificado de antecedentes disciplinario contendrá._

1.- Nombres y apellidos de la persona de quién se certifique el antecedente.

2.- Número del documento de identidad, números y letras, conforme a la fotocopia aportada por el peticionario.

3.- Anotación de si registra o no antecedentes disciplinarios, atendiendo al tipo de cargo para el cuál se requiere; bajo el entendido, que si se requiere para posesión de un cargo que exija ausencia total de antecedentes disciplinarios, deben aparecer todas las sanciones que se hayan impuesto al servidor público; en caso contrario, si es para posesión en un cargo que no exija ausencia total de sanciones, solo se certificaran las sanciones disciplinarias vigentes, inhabilidad vigente o suspensión en el ejercicio de funciones vigente, es decir que se esté cumpliendo al momento de la expedición del certificado.

4. -Actos administrativos mediante los cuales se impuso la sanción y se hizo efectiva.

5.- Fecha de expedición.

6. -Vigencia del certificado.

7.- Firma del funcionario competente para expedirlo..".

La finalidad de registro de antecedentes disciplinarios es permitir que las entidades del estado tengan acceso a esa información, cuando vayan a proveerse cargos en el distrito, cuando se requiera la ausencia absoluta de sanciones y para los casos en que se adelanten investigaciones disciplinarias; el artículo 27 numeral 5º de la Ley 200 de 1995 establece que uno de los criterios para determinar la gravedad de la falta es _"la reiteración de la conducta"_.

Dichas anotaciones deben permanecer en la base de datos de la Personería desde el momento en que el fallo sancionatorio se encuentre debidamente ejecutoriado, pues de otra forma no podría cumplirse con el propósito de prevención y garantía de la buena marcha de la gestión pública de que trata el artículo 17 de la Ley 200 de 1995.

La anotación tendrá vigencia y sólo podrá ser utilizada por el término de la inhabilidad correspondiente, salvo para los efectos de nombramiento y posesión en los cargos que exigen para su desempeño la ausencia total de sanciones.

En conclusión el contenido del certificado depende de los fines para los cuales lo solicitan. Si es para posesión en cargos que exigen ausencia total de antecedentes, en el certificado deben aparecer todas las sanciones impuestas al servidor público.

Si es para posesionarse en cargos que no exigen ausencia total de sanciones, solo debe registrarse las sanciones disciplinarias vigentes.

En consecuencia y para responder su solicitud, la exclusión de su nombre y de la sanción no depende de que hayan transcurrido cinco años de haberse impuesto la sanción, sino de los fines para los cuales solicita el certificado de antecedentes disciplinarios; en otras palabras, si es para posesión en cargos que requiere ausencia total de sanciones, saldrá registrada la sanción de suspensión en el cargo de 4 días sin remuneración en su calidad de Jefe Sección,....

Caso contrario, cuando solicite antecedentes para tomar posesión de cargos que no exigen ausencia total de sanciones, no debe aparecer la sanción antes anotada por no estar vigente o cumpliéndola.

Atentamente, OFICINA ASESORA JURIDICA